La mayor parte de los contratos, aceptaciones de presupuestos, proyectos confirmados, se envían a través del correo electrónico. Por este motivo, las empresas tienen que almacenar una gran cantidad de correos lo que provoca una disminución del rendimiento del servidor del correo
El correo electrónico, hoy en día, se ha convertido en un medio de comunicación esencial para las empresas. Su alta disponibilidad, la comodidad y rapidez, lo han proclamado como el medio más eficaz para el envío de las comunicaciones entre empresas. Sin embargo, el volumen del tráfico del correo electrónico va en aumento cada día, se calcula que en un 20 y un 30 por ciento cada año. Tal y como se destaca desde antispameurope, proveedor de soluciones para la gestión de seguridad del correo electrónico, este aumento constante de la utilización del correo electrónico a pesar de agilizar el trabajo, puede provocar otras serie de problemas como son el coste por almacenamiento o la disminución del rendimiento del servidor de correo.
Asimismo, según se ha publicado, en el 75% de las compañías existe propiedad intelectual dentro de los correos enviados y recibidos y, actualmente, se aceptan mails como comprobante de confirmación de algún tipo de transacción. De hecho, según ha publicado la consultora Gartner el 60% de las confirmaciones de transacciones se envían por correo electrónico. Por este motivo, el volumen de correos que se maneja en las empresas aumenta constantemente. Esto último, unido a la dificultad de gestión del mismo. Del mismo modo, la necesidad de cumplir con la normativa europea EuroSox de la Unión Europea, que exige una política de transparencia corporativa, aumenta aún más la carga de trabajo en lo que a la gestión eficiente del correo se refiere.
“Una empresa que no gestione bien su correo sufrirá un descenso de su productividad, ya que los responsables TI y los empleados tardarán horas en revisarlo, lo que implica una disminución de su rendimiento y, todo esto, unido a que el rendimiento del servidor de correo, al tener que soportar una carga en aumento de correos, se verá disminuido, con los consiguientes problemas que esto implica: estrés en los empleados al no poder utilizar su correo de modo óptimo, lentitud en las comunicaciones, saturación, etc” apunta Olaf Petry, Jefe de Información Tecnologia de Operaciones de antispameurope.
En definitiva, las empresas necesitan soluciones eficaces que les ayuden a gestionar de una forma eficiente su mensajería electrónica. Sin embargo, muchas de estas soluciones tienen un alto coste y están más enfocadas para grandes empresas, cuando en todo tipo de empresas se manejan datos e información de valor a través del correo. “Muchas empresas archivan el correo electrónico en papel, con el consiguiente gasto que ello supone, tanto de costes como de tiempo, y otras en el servidor de correo, lo que no garantiza la inalterabilidad exigida, puesto que la mayoría de los servidores de correo permiten la modificación de los correos sin dejar rastro”, confirma Petry. Para hacer frente a este problema, surgen nuevas soluciones, virtualizadas y fiables, a precios asequibles. Recientemente, antispameurope ha lanzado el “E-mail Archive Service”. Una solución que permite archivar el 100% de todos los correos electrónicos, de forma automática, sin instalación de software ni hardware y con un intercambio seguro de datos con la red del cliente.
