DATISA anuncia que el grupo empresarial Coronel Tapioca, la marca de ropa, complementos y accesorios para viajeros, ha agilizado su gestión contable, tesorera y de inmovilizado, así como sus procesos de facturación gracias al ERP Serie 32 de DATISA.
Consciente de la importancia de las nuevas tecnologías, desde su misma fundación Coronel Tapioca se dotó de unos sistemas de gestión modernos, entre los cuales se encontraban las soluciones de gestión contable del proveedor español DATISA. Esta última solución se utilizó por la cadena de tiendas con un alto índice de satisfacción hasta finales del año 2001, cuando el Grupo decidió reemplazar el aplicativo contable y el resto de sus sistemas por una solución ERP global de un proveedor multinacional. El objetivo de cubrir la totalidad de sus áreas empresariales con una única aplicación y el gran atractivo visual de la nueva herramienta fueron los principales motivos del cambio, pero los posteriores problemas en su despliegue e integración, y la poca orientación de la herramienta a la contabilidad acabaron por mostrar que la misma difícilmente respondería a las necesidades de la organización. Por ello, los responsables de Coronel Tapioca decidieron buscar en el mercado, alguna solución que cubriera sus necesidades. Al final, el grupo empresarial volvió a confiar en el ERP de DATISA, debido a los buenos resultados experimentados en su etapa anterior.
Más vale lo bueno conocido…
“Cuatro años más tarde, en Coronel Tapioca decidimos volver a implantar la herramienta contable de DATISA, ya que se trataba de un programa sencillo y cómodo de utilizar, que se adaptaba mejor a nuestras necesidades”, explica Enrique Hervás, responsable financiero del Grupo. La cadena de tiendas, de este modo, decidió establecer un modelo mixto de soluciones, dentro del cual sus requerimientos contables y de gestión financiera se gestionarían con las herramientas de DATISA, integradas con un nuevo aplicativo ERP muy orientado a la gestión de tienda para el resto de las áreas empresariales. Al retomar la relación con DATISA, a mediados del año 2005, Coronel Tapioca no sólo volvió a implantar la solución contable del proveedor, sino también sus aplicativos de gestión tesorera, del inmovilizado y de facturación, dentro de un paquete de herramientas completo y mucho más evolucionado en tecnología de 32 bits.
En la actualidad, siete empleados del departamento contable de Coronel Tapioca utilizan diariamente las soluciones de DATISA. “La automatización de los procesos y la optimización de tiempos de ejecución nos ha permitido liberar parte de nuestros efectivos de las tareas administrativas y dedicarlos a procesos de mayor valor”, explica el responsable financiero de la firma.
Mejoras en el área contable y tesorera
Así pues, en estos momentos, el Grupo cuenta con una herramienta integral para la gestión de sus procesos financieros, de la que los responsables de Coronel Tapioca destacan sobre todo su completa funcionalidad y el que se tratara de un sistema “muy práctico, sencillo y fácil de utilizar, que no nos ha supuesto gran inversión en formación”, destaca Enrique Hervás.
En el área contable, el Grupo valora sobre todo las facilidades de DATISA para la gestión por centro y las capacidades de la herramienta para la tributación por Internet, “que nos permite automatizar la gestión de los impuestos, no sólo ahorrando tiempos, sino también reduciendo los errores”.
En cuanto a la herramienta para la gestión de la tesorería, “tener este sistema integrado con la solución contable de DATISA resultaba muy cómodo”, explica Rocío Pérez Sedano, del departamento contable de Coronel Tapiocca. “La mayoría de nuestros clientes abonan sus compras en tienda al contado o con tarjeta, lo que no supone un problema desde el punto de vista de la gestión, pero el trabajo con cientos de proveedores, cada uno con sus condiciones y medios de pago diferentes, sí es un asunto más complejo, que necesitábamos abordar a través de la herramienta adecuada”. Con la nueva solución, de este modo, se necesitaba agilizar la gestión de los proveedores y también solventar otra problemática concreta de la compañía que era la autorización de las facturas. “En Coronel Tapioca gestionamos las facturas a proveedor a varios niveles, efectuando el pago de una factura concreta sólo cuando la misma ha sido autorizada por el responsable de área”, explica Enrique Hervás. Este requisito de la compañía se ha solventado con la funcionalidad para el visado de facturas. “A través de DATISA, ahora contamos con un sistema muy ágil para la gestión de la tesorería, que también es más seguro, ya que permite consultar fácilmente el estado en el que se encuentra cada documento”, explica Rocío Pérez Sedano.
La solución de tesorería de DATISA se integra con una solución específica utilizada por Coronel Tapioca para las planificaciones y elaboración de presupuestos, que la compañía utiliza para la gestión activa de los datos procesados.
Mejoras en el control de activos
Uno de los objetivos de Coronel Tapioca con la implantación de la herramienta de inmovilizados de DATISA era conseguir una gestión más cómoda de sus activos. “No contamos con un gran volumen de inmovilizados, pero su gestión se realiza de manera independiente por cada tienda y departamento. De este modo, necesitábamos una herramienta capaz de facilitar esta gestión para nuestros más de 100 establecimientos comerciales, aplicando la normativa vigente en las amortizaciones”, explica Enrique Hervás.
Con la implantación de esta herramienta, el grupo de empresas ha mejorado el control de sus activos. Anteriormente era necesaria una persona a tiempo completo para gestionar estas tareas, que ahora el mismo profesional realiza en un tercio de su jornada. Y todo ello, después de un importante crecimiento en el número de centros y, por tanto, en el número total de inmovilizados.
La última incorporación al sistema contable de Coronel Tapioca ha sido la solución de facturación de DATISA. La cadena de tiendas, cuyas ventas mayoritarias se dirigen al cliente final, cubría su gestión a través de su sistema de gestión operativa para punto de venta. “Sin embargo, como en los últimos tiempos están creciendo de manera importante nuestras ventas a terceros, como ventas a franquicias o a empresas, que salen directamente desde almacén, necesitábamos un sistema que facilitara su gestión”, explica Enrique Hervás. El módulo de facturación de DATISA se adquirió también para unificar la información proveniente de ventas a cliente final, que se vuelcan en este módulo desde la solución de TPV y, de ahí, van conjuntamente con la información de ventas a terceros a la aplicación contable de DATISA. “Implantamos la solución de facturación de DATISA porque se trata de un aplicativo económico y muy funcional, que también nos sirve de interfaz con la solución contable, y que en este momento estamos integrando con el resto de sistemas de información del Grupo”, explica el responsable financiero de la firma.
Para los profesionales del área contable de Coronel Tapioca, volver a trabajar con las herramientas de DATISA ha sido todo un acierto. “Nuestro sistema de gestión contable tiene una buena funcionalidad y rendimiento, es estable y, además, ofrece un entorno rápido y cómodo de trabajar”, explica Enrique Hervás. Además de la satisfacción de la cadena con este sistema, Hervás ha destacado la buena relación y colaboración entre Coronel Tapioca y DATISA, tanto durante los períodos de implementación, como en el posterior soporte de las herramientas.
