Muchas organizaciones tienen que gestionar una mano de obra que puede estar ubicada fuera de la oficina principal, fuera del país o fuera de la zona horaria. Por tanto, están experimentando una mayor demanda de tecnología de colaboración por parte de empleados que adoptan un método de trabajo ágil y directivos que necesitan mejorar la eficacia y productividad, y a la vez mantener comunicaciones homogéneas.
Esto ha sido testigo de una explosión en las soluciones de conferencia de tipo Software integrado como Servicio (SaaS, por sus siglas en inglés), que son capaces de ofrecer servicios fáciles de usar para los clientes. Muchas de las organizaciones que han adoptado esta tecnología ven beneficios inmediatos, debido a un proceso de adopción rápido y de servicio instantáneo con los usuarios que les permite comunicarse ininterrumpidamente con compañeros, clientes y socios.
En las comunicaciones por vídeo es complicado ofrecer y respaldar sesiones de videoconferencia programadas con poca o ninguna antelación
Muchas de estas organizaciones contemplan beneficios tangibles reales en cuanto a contratación de personal, retención y aumento de productividad, lo que conlleva una importante ventaja competitiva. Al igual que con cualquier traslado a una nueva solución tecnológica, una transición exitosa a la tecnología de comunicación por vídeo basada en la nube requiere unos cuantos pasos clave:
Revisar las ventajas y capacidades de la nube
En primer lugar, hay que asegurarse de tomar la decisión que mejor se adapte a las necesidades de la organización. La mayoría de las empresas se trasladan a una solución en la nube en busca de los siguientes beneficios:
Coste reducido. Los departamentos de TI se encuentran bajo presión para reducir gastos. Invertir en infraestructura y hardware de videoconferencias en las instalaciones puede costar cientos de miles de dólares. Los servicios de videoconferencia basados en la nube amplían los presupuestos de TI a mucho más que un pago global por adelantado para una solución in situ.
Flexibilidad aumentada. Es complicado ofrecer y respaldar sesiones de videoconferencia programadas con poca o ninguna antelación, pero este tipo de flexibilidad y agilidad es necesaria en un entorno empresarial dinámico. Con una aplicación intuitiva y basada en la nube, los administradores de TI pueden recuperar su valioso tiempo permitiendo a los usuarios ser más auto-suficientes. Además, las plataformas de comunicación por vídeo basadas en la nube de tipo corporativo ofrecen más flexibilidad para aumentar o reducir las capacidades según los requisitos empresariales y de usuario que los servicios derivados de aplicaciones de consumidores.
Automatización simplificada. Los administradores de TI que eligen proveedores de videoconferencias basados en la nube ya no necesitan complicarse con la decisión de si construir y gestionar la infraestructura de videoconferencias in situ, liberando tiempo valioso, dinero y esfuerzos. Las consolas administrativas basadas en la web proporcionan a los administradores de TI un fácil acceso a los paneles de control para comprobar las estadísticas de uso y personalizar las configuraciones.
Diversidad de dispositivos aumentada — El software de videoconferencias necesita soportar una amplia gama de tecnología «traiga su propio dispositivo» (BYOD, por sus siglas en inglés). Mantenerse al día en todas las actualizaciones de los diferentes teléfonos inteligentes y sistemas operativos puede suponer un reto para el personal de apoyo, de modo que a menudo las organizaciones prefieren asignar esa tarea a un proveedor de servicios en la nube que también pueda manejar una integración y respaldo homogéneos. Las soluciones profesionales de videoconferencias basadas en la nube aportan colaboración a los dispositivos que los empleados utilizan todos los días, desde aplicaciones basadas en el buscador y el escritorio para portátiles y tabletas, a aplicaciones móviles para smartphones. No hay que preocuparse de la versión de software ni de complicadas actualizaciones.
Interoperabilidad — Los productos de videoconferencia de las instalaciones suelen carecer de interoperabilidad y aún así viven en un mundo de software propietario que exige que los usuarios adquieran una costosa puerta de enlace para llamar a dispositivos de comunicación por vídeo de terceros. Los responsables de tomar decisiones organizacionales que trasladan las videoconferencias a la nube hacen que la interoperabilidad pase a ser responsabilidad del proveedor y evitan ser cargados con equipos incompatibles que dejan a los usuarios en compartimentos aislados.
Elegir al proveedor adecuado
Una vez se ha determinado que la solución de videoconferencia basada en la nube es adecuada para la organización, es hora de elegir proveedor. Los responsables de tomar decisiones deberían prestar especial atención al acuerdo de servicios y respaldo del proveedor, preguntar sobre niveles de interrupción y debatir su disponibilidad. Esta es una herramienta crítica para la empresa que debe contar con los niveles más altos de soporte y servicio. Aquellos interesados en continuar ofreciendo a sus empleados el beneficio de una reunión cara a cara tradicional en una sala de conferencias, además de la capacidad de disponer de opciones de reunión telefónica con personas de otros lugares y reuniones personales deberían pensar en modelos híbridos que incluyan una solución de videoconferencia basada en la nube con un componente de hardware en una sala de conferencias, para ofrecer a los empleados lo mejor de ambos mundos.
Implementar eficazmente
Por último, la implementación eficaz es clave: incluso aunque el software sea perfecto para su organización, no funcionará si no está correctamente implementado. Una implementación eficaz incluye:
Elegir a un encargado. Seleccionar al equipo adecuado y establecer quién hace qué y cuándo reduce la posibilidad de una implementación correcta y asegura que todos sepan quién tiene la última palabra.
Establecer un plazo. Imponer un plazo claramente definido y asegurar que el proveedor estará disponible cuando se le necesite elimina el riesgo de una implementación continua sin final a la vista.
Mantener el enfoque. Resistir la tentación de pensar en todos los detalles en lugar de centrarse en la imagen principal es vital para avanzar en la implementación. Hay que ocuparse primero de los aspectos importantes y disfrutar de las características adicionales después de la implementación.
Escuchar al experto. Los clientes a menudo esperan que los proveedores del software configuren el nuevo para adaptarlo a sus operaciones internas, lo cual puede conllevar consecuencias negativas a largo plazo. Recordar quién es el experto (el proveedor, en lo concerniente al nuevo software y la organización, en lo relativo a las operaciones empresariales) es vital para el éxito de la implementación.
Conseguir la aceptación del usuario. Tras un largo proceso de autorización, es común asumir que el proceso de ventas internas ha finalizado. Pero nada más lejos de la verdad. Seguramente los empleados que van a utilizar más el nuevo software no han estado implicados en el proceso de aprobación. Asegurar que valoran (y defienden) el empleo del nuevo software aumentará la probabilidad de una implementación oportuna. Es importante ganar la confianza y aceptación de los usuarios y dejarlos opinar sobre la implementación.
A medida que las empresas continúan empleando mano de obra distribuidas por el mundo, la demanda de una solución de comunicación por vídeo preparada para las empresas y que pueda ofrecer una experiencia de conexión sin fisuras continuará en aumento. Las organizaciones que lo apuesten todo y se comprometan a mejorar la comunicación y colaboración de sus empleados podrían beneficiarse de una mano de obra que devuelve el favor con aumento de la productividad, menor migración del personal y mejores relaciones entre empleados.
