En un mercado global en el que las barreras geográficas desaparecen, la tecnología está marcando la diferencia respecto a la eficiencia y la competitividad de las pymes. Para competir en un entorno de globalización como el actual, las pymes deben explotar su producción al límite, o disponer de un sistema de planificación estratégica para competir con garantías. Cualquiera, de las dos opciones pueden ser válidas. Como lo puede ser cualquier otra alternativa que tenga en cuenta las siguientes cinco razones que argumenta Datisa para poner en valor la contribución de los ERP al sistema de productividad y competitividad de las pymes.
1.- Incrementar la productividad
Hacer más en menos tiempo, con menos recursos y menos costes. Es una ecuación más o menos sencilla de formular pero imposible de llevar a la práctica sin el apoyo de la tecnología adecuada. Un ERP permite planificar, en base a los datos de producción, venta, costes, facturación, etc. de ejercicios anteriores. En este sentido, será más fácil ajustar la producción a la demanda prevista. Un ERP permite poner en el mercado productos/servicios altamente competitivos al precio justo -para compradores y vendedores-.
Entre otras, un ERP permite poner en el mercado productos/servicios altamente competitivos al precio justo
En este sentido, una de las principales ventajas que aporta un ERP es que permite a las pymes conectar la información que maneja ayudándole a detectar sus fortalezas y sus debilidades para poder actuar con antelación sobre la operativa de la compañía.
2.- Gestionar sobre el dato único
El dato único es la base de cualquier sistema de gestión empresarial porque introduciendo la información una sola vez, permite su explotación en varios niveles y áreas de la organización. Los datos se reutilizan en procesos diferentes y, según su tratamiento, aportan un valor u otro, a personas diferentes, en departamentos diferentes. El dato único minimiza los errores y las posibilidades de duplicar la información. Todo esto mejora el modo en el que se trabaja dentro de una pyme: se optimizan los procesos, se gana confianza -sabiendo que la información con la que se trabaja está siempre actualizada y disponible en tiempo real-, se reducen los tiempos, y, por supuesto, se mejora estratégicamente la imagen que se proyecta a los clientes.
3.- Orientarse al cliente
El hecho de que una empresa -proveedor- trabaje con un ERP puede beneficiar también al cliente, sin duda. Datisa explica que, con la información que se obtiene a través de estos sistemas de gestión empresarial es mucho más sencillo orientar todo el trabajo a satisfacer las demandas del cliente. Un ERP ayuda a prevenir retrasos o a no vender algo que pudiera no estar disponible porque este tipo de sistemas avisa de la disposición o no de determinados productos/servicios en stock. O sea que, con respecto al stock, el trabajo del ERP está claro. Pero existen otras cuestiones básicas que inciden sobre la satisfacción del cliente: facturas que no se emiten o se emiten tarde porque el área comercial no acaba de tener claro qué vendió, qué descuentos proporcionó, qué condiciones de entrega se establecieron, etc. Los ERP también evitan estas situaciones al facilitar el intercambio automático de información.
4.- Establecer workflows ágiles y precisos
El flujo de trabajo que genera el propio ERP mejora la productividad de una empresa solo por el hecho de registrar automáticamente todo lo que sucede en el seno de la organización y relacionarlo con las operaciones que se derivan de dicho acontecimiento. Por ejemplo: una venta implica la presencia de un presupuesto, un pedido, una factura que irá contabilidad, la información que se deberá compartir también con almacén para que registre la salida de un determinado producto y deje constancia de que cuenta con una o varias unidades menos, el transporte, los plazos de cobro -información que se puede comprobar con un solo click accediendo al entorno comercial-, la conciliación con el banco para comprobar que el pago se efectúa según lo establecido, luego los impuestos que se derivan de la venta, etc. Es decir que, cada acción desencadena automáticamente una reacción sin que se precise de la intervención humana.
Por lo tanto, los flujos de trabajo ágiles son también más eficientes y contribuyen a mejorar los beneficios porque liberan de un tiempo muy valioso para dedicar a otras tareas como fidelizar a los clientes, optimizar el almacén o buscar nuevas oportunidades de negocio.
5.- Aumentar las ventas
Haciendo las cosas mejor, con menos recursos y en menos tiempo, de un modo más seguro y con información detallada sobre cuestiones estratégicas sobre las que se fundamenta el negocio; si es posible adelantarse a lo que puede suceder en el medio o largo plazo porque disponemos de información veraz y actualizada que nos alerta de una situación de crisis o de una posible oportunidad para incrementar las ventas; si sabemos qué productos/servicios arrojan mayores márgenes de beneficio o cuáles son los menos rentables; si todo esto se produce, entonces, las pymes se encuentran en mejor situación para tomar decisiones más fundamentadas para asumir nuevos retos -aceptar nuevos clientes, abrir nuevas líneas de negocio, abordar nuevos mercados, etc.)
