Cada vez es más común trabajar a distancia, gracias a las soluciones de trabajo remoto, las tecnologías móviles cada vez más seguras, y al almacenamiento en la nube. Con la implantación del teletrabajo, saber gestionar equipos virtuales en distintas ciudades o países se está convirtiendo en una tarea fundamental si se quiere tener éxito en este nuevo modelo laboral.
Dadas las diferencias entre trabajar con un equipo al que vemos cara a cara diariamente, a hacerlo de forma remota, TeamViewer, software de control remoto y reuniones online, revela las 5 claves para gestionar eficazmente la comunicación virtual:
1. Elaborar un Plan de Gestión de la Comunicación
Redacta un manual en el que establecer los procedimientos fundamentales de actuación entre los miembros del equipo: cómo trabajar, dónde acudir si hay un problema, asignaciones de tareas, fijación de plazos, etc. Es un producto vivo, en continuo cambio en función de la práctica diaria.
2. Planificar te ayuda a ser más rápido y eficaz
Antes de ejecutar una tarea, tómate un tiempo para revisar qué herramientas TI o conexión a Internet tienen los miembros de tu equipo, ya que pueden variar al no compartir la misma oficina, o ten en cuenta las diferentes franjas horarias de cada uno de tus compañeros para así idear un plan de acción que evite cualquier revés durante la fase de ejecución.
3. Crear una personalidad y presencia virtual
Una de las cuestiones más importantes a la hora de gestionar equipos virtuales es conocerse a uno mismo. El lenguaje gestual y hablado es muy distinto del escrito, de ahí que saber emplear las palabras de forma apropiada es una tarea clave para evitar malentendidos entre el resto de los compañeros.
4. Ser un buen anfitrión en la distancia
Momentos distendidos y espontáneos como tomarte un café con un compañero o entablar una charla al compartir el mismo ascensor, no existen en los equipos virtuales y son muchas veces importantes para conocer el estado de ánimo. Para conseguir paliarlos, promueve interacciones personales con cada uno de ellos, como hablar una vez a la semana. Sentir que tu jefe se preocupa por ti, a pesar de la distancia, siempre ayuda a mantener al equipo motivado.
5. Preparar las reuniones
Las reuniones son muchas veces tiempo que se gasta de forma poco productiva. Para evitarlo, lo mejor es preparar un guión de la misma y que todos los miembros aporten sus ideas. Una vez se celebre, el líder tendrá que ser el encargado de gestionar los turnos de palabra para evitar largos discursos
y que todos los compañeros aporten sus impresiones de forma clara y ordenada.
