CEPSA ha construido una nueva intranet sobre Microsoft SharePoint 2010 para poner en marcha un nuevo concepto de intranet (IntraCEPSA2012) que agrupa información, colaboración, participación y trabajo en equipo, proporcionando a los trabajadores un Portal del Empleado y optimizando la internacionalización del grupo. Este proyecto tiene como punto de partida la necesidad que la compañía tenía de evolucionar desde una Intranet con una visión unidireccional empresa-empleado, de accesibilidad exclusivamente interna y con un nivel de automatización de procesos bajo, hacia una visión colaborativa, que mejora su eficacia, movilidad y productividad reduciendo costes.
La integración de esta plataforma única permite aunar todos los servicios desde un solo acceso, mientras que la experiencia de usuario funciona en ambas direcciones, es decir, todo el mundo produce contenidos y los comparte. Asimismo, cada empleado tiene a su disposición un espacio y un perfil desde el que puede guardar y emitir opiniones, ver las últimas actualizaciones de sus compañeros, disponer de un blog, foros y otras herramientas de comunicación 2.0.
“IntraCEPSA2012 supone un cambio innovador en nuestra forma de trabajar, pues potenciamos las labores en equipo, así como una mayor colaboración no sólo entre personas del mismo departamento, sino incluso entre centros de trabajo que están dispersos. A esto se añade una mayor personalización en la comunicación con los empleados, de modo que potencie el proyecto de internacionalización que CEPSA tiene en marcha”, explica Joaquín Reyes, director de Sistemas de Información de CEPSA.
La compañía tiene 12.000 empleados, de los que 3.500 utilizan TI y 2.800 utilizan diariamente la intranet. “Además apostamos por el acceso desde diferentes dispositivos y desde cualquier lugar –añade Reyes-, ya que buscábamos una Intranet 24/7, desde la que cualquiera de nosotros pueda consultar con la máxima seguridad su nómina, la cotización del barril de Brent, reservar una sala en cualquier centro CEPSA en el mundo o valorar el último documento que uno de nuestros compañeros ha cargado sobre un proyecto hace cinco minutos”.
Los pilares de la nueva intranet
La nueva intranet ha traído consigo un cúmulo de ventajas para la operativa interna, desde la mejora de la eficiencia y la reducción de costes mediante procesos electrónicos, gestión del conocimiento e integración de aplicaciones, hasta la posibilidad de contar con un buscador universal que sirve resultados de personas, contenidos, empresas, servicios, aplicaciones, etc.
“Todo ello es posible gracias a que SharePoint 2010 interactúa con las diferentes soluciones de software para crear escenarios que reduzcan los gastos de las empresas, optimicen sus comunicaciones y aumenten la productividad”, apunta David Negrete, director de la Unidad de Negocio de Productividad y Colaboración de Microsoft Ibérica.
“IntraCEPSA2012 es una herramienta de mejora de productividad que se adapta al trabajo diario real. La gente se siente cómoda porque es muy ágil e inmediata, haciendo que el trabajo sea mucho más eficiente”, concluye Joaquín Reyes, de CEPSA.
