Usabilidad, rápida entrega, amplia cobertura y un carácter legalmente vinculante, son razones cruciales por las que el medio fax sigue usándose para el envío de multitud de documentos, como ofertas, confirmaciones de pedidos, órdenes o recordatorios de pagos. Para la multinacional de energía Axpo, el fax es un canal de comunicación importante en muchos procesos empresariales, que además se compagina perfectamente con el uso del correo electrónico. Retarus Faxolution for SAP elimina los costes operacionales y de mantenimiento del servidor de fax, y automáticamente entrega a Axpo informes detallados sobre los envíos.
La comunicación mediante fax juega un papel importante para la comunicación empresarial de Axpo. Cada mes se envían varios miles de documentos desde los escritorios vía Mail2Fax, directamente desde los sistemas SAP o, de forma tradicional, desde las máquinas de fax. Hasta hace poco, Axpo operaba su propio servidor de fax. Éste, sin embargo, no generaba suficiente información de reporting, lo que frecuentemente originaba problemas en el caso de transmitirse alertas o tickets de soporte. René Käppeli, director del departamento informático AD & Messaging de Axpo, afirma que “Nunca sabíamos cuándo o por qué un determinado fax no se había transmitido”. Adicionalmente, la infraestructura de fax resultaba cada vez más costosa, por lo que Axpo decidió externalizar el procesamiento de sus documentos de fax. “Es crucial para nosotros que la comunicación de fax funcione a la perfección sin que tengamos que ocuparnos de ella. No queríamos tener que estar prestando soporte técnico constantemente”, explica Käppeli. Retarus brinda también en este aspecto la solución ideal, ya que ofrece soporte técnico de alta calidad durante 24 horas, los siete días de la semana.
Envíos de fax a nivel mundial, certificado por SAP, documentación transparente
El servicio de Retarus Faxolution for SAP satisface perfectamente las expectativas de los responsables de informática de Axpo. Los documentos de fax ahora se envían directamente desde el sistema SAP conectado mediante VPN con la infraestructura global de Retarus, sin necesidad de implementar ningún tipo de software o hardware adicional. El servicio gestionado cuenta con el certificado oficial de SAP y ofrece máximos niveles de seguridad transaccional y disponibilidad, así como capacidades de transmisión casi ilimitadas. Tras cada envío realizado, Axpo recibe directamente tanto en su sistema SAP como en el portal EAS, el estado de transmisión del mismo, y los administradores obtienen detallados informes sobre su comunicación por fax. Así, resulta más fácil detectar eventuales errores y optimizar la calidad de los datos, lo cual, a su vez, ahorra tiempo y costes.
Todas las sucursales internacionales de Axpo transmiten sus documentos a través del único sistema SAP de Axpo, ubicado en Suiza, que en pocas horas se conectó a los centros de datos de Retarus.
“Desde que implementamos el servicio de Retarus Faxolution for SAP no solo optimizamos nuestros servicios y eliminamos gran parte de la carga sobre nuestra propia infraestructura, sino que también redujimos los costes operacionales, lo cual ha conducido a un aumento de nuestro ROI”, resume René Käppeli.
