Heredad de Monteagudo es una empresa familiar ubicada en la localidad de Torrenueva (Ciudad Real), en la que es la segunda región española exportadora de aceite de oliva a nivel internacional, Castilla-La Mancha, con casi medio millón de hectáreas dedicadas a la producción de este, cada vez más preciado, producto, y casi 300 almazaras.
La empresa, fundada hace ya más de un siglo en 1902, está centrada en la transformación, envasado y comercialización de aceite de oliva de alta calidad. Con una facturación anual de más de 6 millones de euros y presencia comercial en más de veinticinco países, la compañía buscaba acompañar su transformación industrial y comercial con la necesaria transformación digital imprescindible hoy en día para abordar las dos primeras con garantías, sobre todo con presencia en el ámbito internacional.
Como tantas y tantas empresas de tamaño medio hoy en día, Heredad de Monteagudo necesitaba tener un control total sobre los gastos y costes que generan los diferentes procesos de la compañía, desde la producción hasta la comercialización de sus productos, pasando por las gestiones del día a día. A todo ello se añadía la necesidad de acceder a los datos de la producción en planta a tiempo real, para garantizar la máxima calidad del proceso y del producto final.
De la manualización a la automatización
Datos procedentes de diferentes sistemas SCADA (Sistemas de Supervisión, Control y Adquisición de Datos) ubicados en las plantas de producción eran recogidos de forma periódica mediante dispositivos USB. Un proceso manual, que implicaba mayor tiempo y gasto de recursos, y que no aportaba un control total sobre los datos, ya que estos no se almacenaban en un repositorio único.
Heredad de Monteagudo está centrada en la transformación, envasado y comercialización de aceite de oliva de alta calidad
Para Heredad de Monteagudo, la digitalización es un habilitador fundamental para la consecución de sus metas, por el peso tan importante que tiene en todos los aspectos de la empresa. En su camino hacia la transformación digital, la compañía buscaba un compañero seguro y fiable en ese viaje de transformación que estuviese especializado en soluciones y servicios de gestión empresarial para medianas empresas y que tuviese conocimiento específico de su sector.
En 2019, finalmente los directivos de Heredad encontraron lo que andaban buscando desde hacía un tiempo: un vertical de almazaras sobre una solución de software de gestión empresarial integral, personalizable y conectado a la nube. ¿El nombre de ese compañero de viaje? Idesa, partner de la compañía multinacional británica tecnológica líder en este tipo de servicios para Pymes en todo el mundo, Sage. ¿El de la solución que les abrió la puerta a integrar verticalmente todos los procesos? Sage 200.
La importancia de un software personalizado
Este vertical nació con el objetivo de automatizar todos los procesos de planta y mejorar la trazabilidad del aceite, a través de la gestión unificada de todo el proceso en una única plataforma. Un producto que convenció a la compañía oleícola, quien rápidamente comenzó con su implantación.
Esta solución ha cambiado el día a día de la compañía por completo. Ahora, cada empleado recibe una orden de trabajo que le permite conocer en tiempo real cuál es la máquina sobre la que debe ponerse a trabajar, independientemente del área en el que se encuentre: producción, bodega, entrada de aceite, salida de aceite, filtrado, envasado…
Una vez finalizada la tarea, el sistema SCADA genera un fichero con toda la información acerca del proceso que automáticamente se carga en la plataforma de Sage para que el software pueda procesar todos los datos, a efectos tanto como de control económico (unidades, tiempos, producción, costes, márgenes, etc.) como de trazabilidad.
Este último concepto es especialmente importante para la compañía oleícola, dadas las normativas tan estrictas a las que está sometido el sector, en términos de seguridad alimentaria, como el estándar IFS Food e ISO 9001 para garantizar la máxima calidad del producto.
En este sentido, la compañía está utilizando ISOGESONLIN, una herramienta para la automatización de la gestión de la calidad de todos los procesos, que incorpora Sage 200. Para ello, recoge directamente la información de la base de datos de proveedores, clientes, salidas, compras, órdenes de trabajo… y lo almacena en una gestión documental.
A su vez, esta gestión documental almacena toda la información que acompaña a cada expedición, como el ‘packing list’, certificados de origen, las ‘sábanas’ oficiales de Sanidad, los ‘bill of lading’, etc., con el objetivo de centralizar la información por expedición y cliente.
En cuanto a la contabilidad analítica y financiera, la compañía también cuenta con un programa específico para el escaneo de las facturas que automatiza la lectura y mecanización en un alto porcentaje, lo que favorece una gestión sin papeles, más rápida y a la vez sostenible, para que los trabajadores puedan dedicar su tiempo a tareas que verdaderamente aporten valor a la empresa.
Avanzando hacia una digitalización integral
Heredad de Monteagudo aprovechó el impulso de la nueva herramienta para renovar su identidad de marca y lanzar una nueva página web con la que aumentar su notoriedad y llegar a un mayor número de clientes. Además, la compañía utilizó esta oportunidad para incluir un canal de venta online, controlado directamente desde el software.
Posteriormente, el año pasado con la llegada de la pandemia, la actividad diaria de la compañía no se vio demasiado afectada, al tratarse de un sector esencial, como afirma su responsable de Administración y Calidad: “Seguimos funcionando con toda la normalidad que nos permitió la situación sanitaria. Sin embargo, sí que notamos que las relaciones con muchos clientes y proveedores han variado”.
La adopción también de herramientas de comercio electrónico les ha permitido seguir cerca de sus clientes, mejorando y fortaleciendo la relación con ellos; algo de vital importancia para la compañía. Gestionar la relación con sus clientes a través del CRM integrado del mismo proveedor, Sage, les permite realizar campañas, lanzamientos… y conocerlos mejor, al gestionar entre otras cosas el histórico de compras.
En estos momentos, el software reside en un servidor local. Pero sin duda, cuando la cobertura de telecomunicaciones en la zona les permita avanzar, el siguiente paso evolutivo será el viaje a la nube para aprovechar todas las capacidades que ofrece la integración del software y mejorar el acceso a la información del negocio.
“Estamos abiertos a nuevas tecnologías o herramientas que nos ayuden a mejorar en cualesquiera de nuestros procesos que nos permita ser más eficientes. Nuestro objetivo es mejorar la compañía día a día para ofrecer el mejor servicio a nuestros clientes. Y la transformación digital es un paso proceso ya no optativo, sino obligatorio”, concluyen desde Heredad.
Y es que las claves del éxito de una de las mejores empresas de aceite de oliva del mundo es apostar porque la calidad y la seguridad alimentaria, claves estratégicas desde hace décadas en su sector, se den la mano con la tranquilidad y la confianza de tener todos los procesos integrados verticalmente a través de la nueva clave en cualquier sector: la digitalización.
