Para hacer frente al enorme incremento en el volumen de facturas de proveedor que ello implica, Dalkia España decidió implantar la solución de facturación electrónica (i-Invoicing) de RICOH. Con esta solución, la compañía se ahorrará anualmente 200.000 euros al año, lo que supone una reducción del 30% sobre sus costes iniciales.
Antes Dalkia España emitía unas 135.000 facturas y 10.000 notas de gastos al año, que se procesaban manualmente utilizando recursos internos de la compañía. Esto suponía cerca de 800 horas de trabajo cada mes y una media de cinco minutos por gestión de factura.
El reto afrontado por Dalkia España para gestionar mayores volúmenes de información de diferentes fuentes se identifica como uno de los mayores problemas de las compañías europeas en un estudio reciente de RICOH conducido por Coleman Parkes Research. El estudio reveló que el 91% de las compañías europeas citó al incremento del volumen de información (Big Data) como el mayor impacto en la forma en la que gestionaban sus procesos de trabajo. El 17% de los encuestados admitió no sentirse preparados para garantizar que sus procesos eran sostenibles, mientras que el 15% dijeron no poder garantizar la auditoría del acceso a los documentos.
“Necesitábamos una solución que pudiera gestionar de forma eficiente nuestros procesos de documentos críticos, ahorrar dinero, reducir emisiones y liberar a la mano de obra. Por eso escogimos el servicio gestionado i-Invoicing de RICOH, que nos ofreció un procesamiento a medida para todas las facturas de proveedor, presentando la información esencial en un formato electrónico fácilmente gestionado”, explicó Xavier Morros, Director de la Unidad de Servicios Compartidos (USC) de Dalkia España.
“La implementación del i-Invoicing con RICOH no requirió ninguna inversión de capital. Con la capacidad de RICOH para flexibilidad sus instalaciones existentes y acomodar a nuestra compañía, solo pagamos por los servicios que usamos. Nuestra compañía está creciendo y sabemos que en RICOH tenemos a un socio capaz de crecer junto a nosotros y satisfacer nuestras necesidades de negocio en el futuro”, concluyó.
Otro beneficio añadido para Dalkia España es que la solución es totalmente escalable, de modo que, a medida que la compañía crece y los volúmenes de facturas de proveedor se incrementan, RICOH puede absorber el crecimiento sin que la compañía tenga que aumentar su plantilla. El archivo es fácilmente accesible –a través del cloud del i-Invoicing de RICOH– y con fiables copias de seguridad, asegurando así la continuidad del negocio. RICOH es el único proveedor del sector que cumple la normativa ISO27001 para la seguridad de la información a nivel mundial.
DESPIECE
Los actores
RICOH
Ricoh es una compañía tecnológica global especializada en equipamiento digital para la oficina, soluciones de impresión de alta producción, sistemas para la gestión de documentos y servicios TIC. Con sede en Tokio, el Grupo RICOH opera en más de 200 países y regiones. En el año fiscal finalizado el 31 de Marzo de 2012, los ingresos del Grupo RICOH sumaron un total de 1.903 miles de millones de yenes japoneses (aproximadamente 23.000 millones de dólares). La mayor parte de la facturación de la compañía proviene de productos, soluciones y servicios que mejoran la interacción entre las personas y la información. RICOH también produce cámaras digitales premiadas en todo el mundo y productos industriales especializados. Es conocida por la calidad de su tecnología, el excepcional nivel de su servicio al cliente y sus iniciativas sostenibles.
Bajo su mensaje de marca, imagine. change., RICOH ayuda a las compañías a transformar su forma de trabajar y a fomentar la imaginación colectiva de sus empleados.
DALKIA
El Grupo DALKIA
es líder europeo en servicios energéticos para entidades locales y empresas. Su vocación desde un principio se ha basado en la optimización energética y medioambiental, a través de redes de calor, unidades de producción de energía y de fluidos, servicios de ingeniería, y mantenimiento de instalaciones energéticas. Además, presta servicios técnicos para el buen funcionamiento de edificios terciarios e industriales, y para la gestión global de edificios. Con más de 52.000 colaboradores en 40 países, Dalkia facturó más de 8.300 millones de euros en 2011, gracias a la gestión de 123.500 instalaciones energéticas que ahorraron más de 6,6 millones de toneladas de CO2. El Grupo Dalkia gestiona 837 redes de calor y frío, 5.770 hospitales, 4,8M viviendas, 392 instalaciones de biomasa, 4.640 instalaciones industriales y 23.800 instalaciones de educación, cultura y ocio en el mundo. Por su parte, DALKIA ESPAÑA –que cuenta con más de 2.700 empleados en nuestro país- facturó en 2011 300 millones de euros a travésde la prestación de sus servicios de eficiencia energética y mantenimiento de instalaciones.
