La mayoría de las decisiones que se toman en las empresas no dependen de la dirección financiera, sino de las direcciones operativas (compras, ventas, almacén, producción, etc.) Sin embargo, estas decisiones tienen impacto financiero, y éste puede ser negativo, implicando altos costes para las empresas, si no existe una integración orgánica entre todas las áreas que conforman la actividad de la organización. La clave, según ha explicado Pablo Couso, consultor senior de DATISA es “dotar a las pymes de las herramientas necesarias para hacer un seguimiento pro-activo no sólo de su actividad comercial, sino para que sean capaces, además, de convertir el sistema de gestión en la verdadera columna vertebral de la organización”.
Las pymes deben planificar estableciendo unos niveles de control en las dos dimensiones estratégicas de su actividad comercial: en la operativa y en la financiera. En la vertiente operativa parece más que obvio, la necesidad de establecer un plan operativo que recoja las directrices establecidas por la dirección general y una serie de objetivos departamentales que deben someterse a un exhaustivo seguimiento.
Pero, desde el punto de vista financiero, planificar consiste en establecer unos presupuestos contables que permitan proyectar la evolución de gastos, ingresos y resultados, y unos presupuestos de tesorería para anticiparse a las necesidades de Caja durante el ejercicio. Esto permitirá conformar la estructura del Pasivo adecuada para dar soporte a dicha proyección. En la Planificación Presupuestaria, el establecimiento de los Ratios, también juega un papel determinante porque como ha explicado Couso “son puntos de referencia que permiten a la empresa actuar con rapidez si observa que se están produciendo desviaciones”.
Controlar para poder actuar
La planificación será la plataforma que nos permitirá detectar con celeridad los problemas financieros. El control de desviaciones facilita a las empresas la información necesaria para identificar el punto o variable que le hace apartarse de la senda proyectada. Si esa separación es negativa, es decir, si se están generando problemas financieros, podrá aplicar las políticas de acción requeridas con margen suficiente. Políticas de acción que siempre deberán dirigirse al plano operativo y al financiero, al Activo y al Pasivo de la empresa.
En el ámbito operativo es imprescindible comprobar que la coordinación en el plano interdepartamental es efectiva porque de ello dependerá, entre otras muchas cosas, que la empresa compre únicamente aquello que es capaz de liquidar, que pueda establecer sistemas de control de stocks basados en días de rotación, saber si necesita cambiar los plazos de pago y cobro, o exigir a sus vendedores que fijen otras condiciones, o determinar si está apostando por artículos y/o clientes poco rentables, etc.
Desde la perspectiva financiera también la planificación permitirá analizar por ejemplo la capitalización de la compañía, saber si es el momento de incrementarla, buscar la fórmula de aumentar su fondo de maniobra para sostener mejor la actividad comercial, o negociar fondos en el mercado… En definitiva, los presupuestos contables y de tesorería están dotando de la capacidad de anticipación que tanto necesitan las pymes. Y, esa es la manera en la que, según explica Pablo Couso, las pymes pueden predecir cualquier agujero negro y disponer de una mejor posición para acceder a los recursos financieros necesarios, con el mejor margen y con menos prisas.
