Digitalizar documentos para reducir el almacenamiento. Este es uno de los retos a los que se enfrentan las empresas actuales. Pero, sólo un tercio de los negocios europeos está preparándose para el mundo digital mediante el uso de los equipos MFP inteligentes que desarrollan una función clave para dejar atrás los procesos basados en papel, según ha revelado un nuevo whitepaper de IDC encargado por OKI.
En la actualidad, la mayoría de las empresas utiliza una combinación de documentos en papel y digitales en sus operaciones diarias, pero solo un tercio de los negocios está decidido a apostar por un futuro digital.
El whitepaper, con información recabada por Jacqui Hendriks, Directora del Equipo de Consultoría e Investigación para Soluciones de Documentos y Servicios de Impresión Gestionados en Europa de IDC, se titula «¿Sus procesos empresariales entorpecen sus oportunidades de mercado? Gestión de documentos e impresión económicas mediante equipos MFPs inteligentes».
Dicho estudio de IDC muestra que a muchas empresas les gustaría digitalizar los documentos para reducir el almacenamiento físico en la oficina principal o en instalaciones externas. Aquí, una de las ventajas clave de la automatización de los procesos empresariales es la capacidad de archivar documentos en un solo lugar. Al proporcionar acceso a funciones de escaneado, los usuarios pueden digitalizar información para el acceso mediante búsquedas y el escaneado directo a un destino específico, eliminando así la necesidad de un registro en papel y poder crear un impacto digital.
Según IDC, entre las características clave que un equipo MFP inteligente puede proporcionar a empresas, cuyo trabajo preliminar consiste en la digitalización de los documentos, se incluyen el escaneado directo a correo electrónico o a una carpeta específica que puede estar tanto en una red como en la nube, para su posterior uso o su archivado. Esto cumple con las necesidades del 66% de las empresas europeas que considera el archivado centralizado de los documentos en una sola ubicación, una de las principales ventajas de la automatización de los procesos empresariales. Se pueden escanear diversos formatos de documento para su salida en formato PDF o PDF/A, y este último satisface la necesidad de un archivado digital a largo plazo.
El whitepaper de IDC también revela que, en la actualidad, los procesos relacionados con documentos contribuyen a una pérdida sustancial de la productividad de los empleados cada año. Como «herramientas de transformación personalizables», los equipos MFP inteligentes ofrecen ventajas considerables en el flujo de trabajo mediante la automatización de tareas manuales que requieren mucho tiempo, lo que permite a las empresas concentrarse en actividades que fomentan el crecimiento.
“Como una tecnología para el entorno de trabajo, los equipos MFP inteligentes han progresado mucho en un breve periodo de tiempo”, afirma Terry Kawashima, Director Ejecutivo de OKI Europe Ltd. “Se trata de una respuesta directa a las necesidades de digitalización y de optimización de flujos de trabajo de documentos del mercado, expuestas en este último estudio de IDC, que permite allanar el camino hacia un futuro con menos papeles y una mayor digitalización de los documentos”.
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