Alfresco Enterprise ha sido elegida por la corporación Hijos de Rivera para la gestión y aprobación de sus facturas desde dispositivos móviles iPhone / iPad. A través de un proyecto liderado por el integrador español Queres, los directivos de la firma pueden ahora acceder a las facturas, aprobarlas o rechazarlas, en cualquier momento, en cualquier lugar y a través de dispositivos móviles iPhone / iPad.
Con más de 100 años de historia, Hijos de Rivera cuenta con una amplia cartera de productos en el mercado de bebidas, incluyendo cerveza, agua mineral, vino, sidra, sangría o licores, entre otros, que están presentes en toda España y en más de 30 países de todo el mundo.
Debido al crecimiento de la empresa (ha duplicado su facturación en los últimos cinco años), los contenidos documentales de la firma también han aumentado exponencialmente, y en especial las facturas que deben pasar por un proceso de gestión y aprobación. El proyecto consiste en aprovechar la plataforma documental de Alfresco para agilizar el proceso de gestión de las facturas, de manera que el acceso a éstas y su validación se realice rápidamente.
Desde el año 2008, Hijos de Rivera utiliza la plataforma de Alfresco para su gestión documental. “Era necesario emprender un proceso de adaptación a la coyuntura actual, donde la movilidad permitiera optimizar los procesos de gestión de una forma desconocida hasta ahora” afirma José Manuel Santiso, responsable de negocio de TIC de Estrella Galicia.
Ya desde su implantación, el personal técnico de la compañía supo que ésta les permitiría una plena capacidad de cara a posteriores desarrollos y mejoras, incluyendo la posibilidad, que a partir de ahora es una realidad, de aprobar las facturas desde dispositivos móviles iPhone / iPad, con una gran agilidad. “Teníamos claro que debía ser una solución Open Source, al mismo tiempo que escalable y fácilmente extensible a otras áreas de la compañía”, afirma José Manuel Santiso. “También era fundamental que la solución contara con el respaldo de una red de partners y la garantía de una plataforma contrastada en el mercado español.”
Antes de la decisión se consultaron otras tecnologías, como Documentum, Sharepoint y KnowledgeTree, hasta que finalmente se optó por implementar la solución Alfresco Enterprise.
La posibilidad de acceder a las facturas a través de dispositivos móviles ha permitido que la Dirección de Estrella Galicia pueda acceder en todo momento y desde cualquier lugar a la aplicación, pudiendo gestionar estos documentos a través de tan sólo cuatro pantallas en el dispositivo.
“En estos momentos, alrededor de 40 directivos estamos aprovechando las ventajas de este nuevo sistema de Alfresco”, declara Carlos Figueiras, director de TIC de Estrella Galicia. “Un alto volumen de facturas resulta demasiado pesado sólo para revisar si están bien; la nueva plataforma unificada de Alfresco y la movilidad nos permiten que los flujos de facturas sigan su curso, que no se paren y se gestionen con éxito en cualquier momento y lugar”, añade.
Una vez asentadas las bases de gestión de los flujos de facturas, se han realizado mejoras evolutivas en esta área, además de diversos procesos de personalización de la plataforma documental en otros departamentos. Hoy, el volumen que se gestiona es superior a los 150.000 documentos.
Otros beneficios cualitativos que Estrella Galicia está experimentando son la facilidad de uso y un ahorro considerable de tiempo en tareas repetitivas, cualidades que, según afirma Figueiras redundan en una mejora en la prestación del servicio a nivel interno y externo. “Desde el principio apostamos decididamente por la plataforma documental de Alfresco, y en nuestros planes de futuro se incluye la potenciación progresiva de la herramienta y la inclusión de más áreas corporativas”, explica el directivo.
La plataforma documental que Queres ha desarrollado para Alfresco ha sabido responder a esos requisitos de escalabilidad, de poder crecer poco a poco y en más áreas, además de facilitar la movilidad. De esta manera, como apunta Figueiras, “ahora los directores trabajamos más rápidamente; podemos deshacernos de las tareas rutinarias con facilidad, permitiendo el empleo de nuestro tiempo en la generación de valor y estrategia para el negocio”.
