Desde el 1 de enero de 2013, 3 millones de empresas y más de 3 millones de autónomos están dejando de recibir notificaciones postales, una medida tomada por la Agencia Tributaria y la Seguridad Social que pronto podrá extenderse a todos los ciudadanos. El proceso comienza cuando cada una de estas dos administraciones informa a cada empresa sobre su inclusión obligatoria en el sistema. El desconocimiento o la imprudencia están haciendo que las empresas estén recibiendo importantes multas, recargos y embargos.
La Seguridad Social acaba de aplicar el Real Decreto 1363/2010 del 29 de octubre de 2010 que regula la comunicación online entre la Administración Pública y las empresas. La normativa rompe con el anterior sistema postal de notificaciones y abre una nueva etapa en la que empresas y autónomos están obligados a vigilar en las Sedes electrónicas periódicamente donde recibirán todos los avisos de las Administraciones Públicas.
Hasta la puesta en funcionamiento de este nuevo sistema de notificaciones, eran casi ocho millones de envíos postales los que la Agencia Tributaria hacía cada año a las empresas. La Seguridad Social, por su parte, enviaba anualmente doce millones de reclamaciones de deuda, providencias de apremio u otros documentos con carácter recaudatorio. El gasto que el envío de estas notificaciones postales de Hacienda supuso a los contribuyentes en 2012 ascendió a 17 millones de euros. La Administración ha puesto en marcha este procedimiento, consciente de las ventajas económicas, el ahorro de plazo en los trámites y los indiscutibles beneficios ecológicos que esto supone.
DEH Online: un sistema de vigilancia digital por 4,9€
A partir de ahora, cada empresa y autónomo recibirá todas las notificaciones por vía electrónica en diferentes plataformas. Las notificaciones de la Agencia Tributaria en el buzón 060 y de la Seguridad Social en la Sede Electrónica. Este nuevo sistema de comunicación con las administraciones requiere de una constante vigilancia por parte de los receptores, ya que a los diez días desde el envío de las notificaciones o comunicaciones, todos los avisos se consideran válidamente notificados y el receptor es responsable de su gestión. Las consecuencias que puede acarrear el desconocimiento de una comunicación recaen sobre las propias empresas y pueden suponer desde el recargo por incumplimiento de los plazos de pago hasta el inicio de una inspección fiscal o un embargo.
El hecho de que ya no se reciban las notificaciones por correo postal ha alarmado a millones de empresarios que se encuentran ahora con una responsabilidad añadida: estar constantemente pendientes de sus buzones digitales. Sin embargo, DEH Online nace para convertir un proceso que parece tan complicado en algo cómodo y seguro para cualquier usuario por sólo 4,9€ al mes. Cada vez que la Agencia Tributaria o la Seguridad Social envían una notificación, DEH Online manda a la empresa un sms y un correo electrónico certificado con la notificación adjunta. Esto permite que no sea obligatorio disponer del certificado digital ni depender siempre del mismo ordenador para consultar las notificaciones.
Sin el servicio ofrecido por DEH Online, el acceso al buzón electrónico por parte de las compañías requiere la disposición del certificado digital de empresa y depender siempre del ordenador donde esté instalado para poder consultarlo. Esto supone riesgos para los empresarios y autónomos. La insuficiente estructura informática que aún tienen millones de pequeñas empresas es un problema. Hoy, todavía muchas pymes españolas no disponen de los conocimientos necesarios para manejar esta tecnología. Además de esto, un descuido humano, un fallo técnico o la ejecución de un filtro de seguridad y antivirus pueden hacer que la notificación no se gestione debidamente.
Dos “descuidos” = 15.500 euros
Durante 2012, DEH Online registró varios casos en que empresas han tenido que costear importantes multas por no acceder a su buzón telemático a tiempo. Es el caso de una asesoría contable, donde estaban convencidos de que Hacienda les avisaría siempre mediante un correo electrónico de la recepción de una notificación en su buzón digital. Tuvieron que pagar 14.000 euros de multa por el descuido de una comunicación para darse cuenta de que necesitaba la ayuda de DEH Online, ya que los correos de aviso de la Agencia Tributaria y la Seguridad Social, no siempre llegan.
Otra asesoría decidió comprar un software para gestionar todas las notificaciones electrónicas de Hacienda de sus 63 clientes. Tras dos meses de correcto funcionamiento, el ordenador que tenía instalado el software tuvo un fallo informático y se vieron obligados a controlar manualmente todos los certificados digitales. Esta situación propició un error humano que desembocó en el descuido de una notificación de un cliente con la consecuente multa de 1.500 euros.
Por su parte, otra pyme española esperaba recibir una notificación de la Agencia Tributaria que nunca llegaba. DEH Online demostró que el error no era de la compañía, sino de Hacienda, que nunca había enviado dicha notificación. DEH Online consiguió que no hubiera recargo para el notificado. Esta prueba pericial solo la puede facilitar DEH Online a través de su servicio en la nube y la tecnología que tiene conectada 24 horas al día con las Administraciones Públicas.
