Un estudio publicado por RICOH revela que el sector de la educación en Europa padece métodos de trabajo obsoletos más que ninguna otra industria[1] mientras intenta mantener el ritmo de los cambios propiciados por la tecnología. El 88% de los encuestados entre las instituciones educativas de toda Europa afirmaron que su trabajo está obsoleto y les impide ser tan efectivos y eficientes como deberían, lo que tendría un impacto significativo en su capacidad para ofrecer servicios educativos de alta calidad.
“El profesorado y los estudiantes cada vez esperan entornos educativos más modernos y móviles, por lo que es crucial que el sector de la educación esté al día con nuevas tecnologías y métodos de trabajo” afirma Carsten Bruhn, Executive Vice President, RICOH Europe. “Cada vez más, las instituciones educativas compiten en base a la eficiencia, la relación calidad-precio y la eficacia de los servicios a los estudiantes; todos estos conceptos se pueden mejorar a través de la tecnología si esta se integra de forma adecuada y se usa de forma generalizada en una organización”.
Además, el 89% de los encuestados del sector educativo afirma recibir el impacto del trabajo móvil, por lo que el sector está bajo la presión de adoptar nuevas tecnologías para apoyar este hecho. Pero los dispositivos móviles en sí mismos no son la respuesta para una mejora a la hora de compartir la información. El 77% de los encuestados dicen tener acceso a algunos de los dispositivos más modernos, pero su uso se ve limitado por sistemas legales de fondo, lo que significa que no están en disposición de integrar por completo las tecnologías móviles, como smartphones o tabletas, para mejorar los flujos de documentos. Sin estos dispositivos correctamente integrados con estos flujos de documentos, los trabajadores aún no pueden compartir la información de forma efectiva desde cualquier ubicación, actualizar los registros de los estudiantes a tiempo real o aportar información a la red de forma segura, lo que resulta en una potencial brecha de seguridad y en una más que probable duplicidad de esfuerzos.
Otra preocupación es que más de dos tercios (73%) de los encuestados en el sector educativo dicen estar invirtiendo en nuevas tecnologías antes de entender por completo la funcionalidad de los dispositivos existentes. Los presupuestos están cada vez bajo más presión, así que es vital que las instituciones educativas aseguren que están aprovechando al máximo las tecnologías existentes a su disposición para beneficiarse de su completa funcionalidad antes de decidir invertir en nuevo equipamiento y nuevos dispositivos.
“Hay poco beneficio si se compra nueva tecnología y no está completamente integrada en la red de una escuela o universidad, donde los trabajadores puedan acceder y procesar información, y compartir conocimiento en el formato correcto y en el momento correcto. Para que esto ocurra, las organizaciones necesitan revisar al mismo tiempo su tecnología y sus procesos documentales y asegurar que funcionan de forma conjunta para apoyar a los objetivos de la compañía”, explica Bruhn. “Para el sector educativo, disponer de unos procesos documentales optimizados significa que los trabajadores pueden ser más productivos y emplear su tiempo en ofrecer una experiencia educativa más rica, en vez de gastar tiempo valioso buscando y archivando registros y documentos”.
El estudio, el Índice de Gobierno Documental de RICOH 2012, fue realizado por Coleman Parkes Research en nombre de RICOH. Revela hasta qué punto las nuevas tecnologías están impactando la forma en la que las compañías en Europa –incluyendo las instituciones educativas– están gestionando la información y también los procesos documentales críticos que sustentan en operaciones propias de una organización como finanzas, recursos humanos y contratación hasta registros de estudiantes y solicitudes de admisión.
