Según la Comisión Europea, la implantación de la facturación electrónica supondrá un ahorro de hasta 200.000 millones de euros anuales para las compañías europeas. Actualmente, se calcula que el coste por cada factura en papel es de 1,40€, mientras que la factura en formato electrónico rebaja su coste hasta unos 0,40€, aproximadamente. Así pues, la adopción de la facturación electrónica no solo revolucionará las organizaciones europeas a nivel tecnológico, también económico.
La Agenda Digital de la Unión Europea quiere que en el año 2020 la facturación electrónica sea el método de facturación predominante en el continente. Sin embargo, es un proceso que debe realizarse en varias etapas, por lo que las compañías deberán pasar por una fase inicial en la que gestionarán paralelamente facturas en papel y electrónicas; mientras la propia organización, sus clientes y sus proveedores completan la transición hacia una forma de trabajar totalmente digital.
“Actualmente, el gran reto del sector empresarial es la gestión del cambio de un sistema basado primordialmente en el papel a uno electrónico. Tanto para las organizaciones públicas como para las privadas, que tratan con varios proveedores y clientes, es crucial que este cambio esté bien planeado, comunicado y gestionado”, afirma Eduard Farga, Director de Marketing y Desarrollo de Nuevos Negocios de RICOH España. “El cambio resulta más fácil si trabajan con un socio que les pueda apoyar en la transición de papel a digital, que les ayude a alcanzar los objetivos de la Agenda Digital y a beneficiarse de una forma más inteligente de trabajar”.
En este sentido, cobra una vital importancia para las organizaciones el poder apoyarse en soluciones y servicios que no solo se centren en el proyecto tecnológico, sino también en el proyecto de transformación, es decir en la gestión del cambio. “Cualquier proceso hacía la facturación electrónica debe contar con una estrategia para la gestión de la transformación. En caso contrario, el proceso puede producir un desgaste del personal y la pérdida de valiosos recursos”, apunta Farga.
Ahorro en la Administración
En España, la implantación total del servicio de facturación electrónica supondría sólo a Administración Pública un ahorro de 1.800 millones de euros. Son datos de un estudio elaborado por RICOH y Billentis, en el que se identifica al sector público como uno de los mayores en términos de volumen de facturación, dado que entre el 45% y el 65% de las compañías suministran bienes o servicios a este sector.
Sin embargo, y pese a que la Unión Europea ya se ha propuesto armonizar los estándares de la facturación como una de sus prioridades durante los próximos años, la realidad actual es que la mayoría de organizaciones europeas se encuentran lejos de estar preparadas. Pese a la amplia disponibilidad de la tecnología, la compañía consultora Billentis estima que, en Europa, únicamente el 15% del sector empresarial está llevando a cabo un proceso de facturación electrónica.
Las principales barreras para la adopción siguen siendo la falta de experiencia tecnológica y también la falta de aceptación por parte de los proveedores y clientes. Según un estudio del Institute of Financial Operations, el 29% de los empresarios entrevistados considera que el comportamiento reacio por parte de los clientes es la principal barrera para la implantación de la factura electrónica.
