La capacidad de los ejecutivos senior para tomar decisiones empresariales eficaces podría estar fuertemente limitada por culpa de una falta de acceso a la información más importante de la empresa, según un nuevo estudio de la empresa de custodia y gestión de la información, Iron Mountain (NYSE: IRM) y PwC. Solo un 46% de los directivos senior en Europa y Norteamérica tienen acceso a información importante de la compañía, dando la impresión de que el control que el departamento de TI tiene sobre los datos podría ser la mayor barrera para el desbloqueo del valor completo de la información.
En aquellos casos en los que la información no solo es valiosa sino delicada (propiedad intelectual, por ejemplo, o información con datos personales identificables), TI tiene un papel importante para prevenir accesos no autorizados. En otros casos, la información valiosa podría compartirse más ampliamente.
El estudio de PwC entrevistó a 1800 directivos senior, repartidos equitativamente entre Europa y Norteamérica, en empresas de tamaño medio (más de 250 empleados) y grandes compañías (más de 2500 empleados). Los resultados revelan que el 68% de los encuestados creen que la información con valor está fácilmente accesible para parte de todos los que la necesitan. Sin embargo, la amplia confusión e inconsistencia entre los departamentos indica que esto no es así en muchas ocasiones. Dos tercios de las empresas dirigen a sus empleados al departamento de TI para que accedan a información valiosa de la empresa. Sin embargo el estudio muestra que el 46% no concede a los departamentos de TI vía libre a esta información, por lo que se dificulta, consecuentemente, el traspaso a otros departamentos.
Las empresas que sí permiten que los responsables de TI accedan a la información confidencial o valiosa de la empresa tienen mayores probabilidades de poder compartirla con otros departamentos, entre los que se encuentran I+D (35%), financiero (35%), datos y gestión documental (27%) y marketing (26%), respaldando así la explotación de la información para extraer de la misma conocimiento y valor para áreas clave de la empresa.
Sin embargo, solo el 4% amplía ese acceso al resto de los empleados. Entre las empresas en las que los responsables de TI no tienen el control de la información valiosa, el acceso a la misma por parte de todos los empleados aumenta a un 10%.
“Extraer el valor completo de la información depende de conceder los niveles adecuados de acceso a las personas indicadas y es probable que incluya el acceso a información valiosa. La identidad de los ‘guardianes de datos’ es fundamental a la hora de permitir el flujo libre de la información y que llegue a aquellos mejor situados para usarla en beneficio de la empresa”, comenta Ignacio Chico, Director General de Iron Mountain España.
“El departamento de TI juega un papel vital en la protección y gestión de la información pero la información dinámica ha cambiado”, explica Chico. “Las empresas tienen que encontrar un equilibro que les permita gestionar la información para mitigar riesgos a la vez que se extrae valor. Las empresas – y sus departamentos de TI – tienen que garantizar que los empleados mejor capacitados para explotar la información puedan respaldar las metas empresariales accediendo a información relevante cuando la necesiten. Esto puede implicar que los datos tengan que ser “de-identificados” para proteger información privada antes de dejarla abierta para análisis. Fallar en la estrategia para controlar los accesos puede provocar que los empleados encuentren atajos que les permitan acceder – de forma no autorizada y sin protección – a la información con el fin de encontrar lo que quieren”.
Richard Petley, director en PwC, comenta: “En un entorno rico en datos y en profesionales que saben de tecnología, las empresas tienen la oportunidad de diferenciarse de las demás si son capaces de garantizar que la mejor gestión de la información está accesible para los profesionales que la necesitan y en el momento adecuado y que esta información proporciona un panorama completo y acertado de la empresa, capaz de dar la información adecuada para tomar decisiones más rápidas e informadas que sus competidores”.
Los resultados del estudio de Iron Mountain y PwC se han usado para crear un Índice del Valor de la Información que mide cómo las empresas en diferentes países gestionan en la actualidad su información para tener ventaja competitiva. Las empresas pueden usar los resultados para saber cuál es su propio rendimiento en este campo y definir las acciones que pueden implementar para explotar mejor su información.
