“Estamos viendo cada vez más cómo los correos electrónicos forman parte de los procesos judiciales y se utilizan como prueba. El intercambio de emails es un canal de comunicación muy utilizado en las empresas independientemente del sector y del tamaño, un sistema de comunicarse entre los propios empleados y entre empresa y cliente como en el caso de la agencia de detectives Método 3 y sus clientes. Quienes ocupan cargos públicos e incluso personalidades como Iñaki Urdangarin y la Infanta Doña Cristina, usan los correos electrónicos en su día a día. En este sentido, los emails son piezas clave para conocer a que compromisos llegan las instituciones públicas y las personas relevantes durante su mandato·, destaca Interbel en un comunicado de prensa.
La Directiva Europea 2006/24/CE y la Ley 25/2007 ya se refieren a la conservación de datos generados a través de las comunicaciones electrónicas. Todos los organismos (empresas, administraciones públicas…) deberían tener un sistema para archivar todo el correo entrante y saliente.
Pero, las instituciones públicas, organismos, corporaciones, las empresas ¿están preparadas para conservar debidamente todos los emails que se generan y se reciben? ¿Están preparadas para localizar de forma ágil cualquier email en cualquier momento que la justicia lo requiera independientemente de su antigüedad? ¿Están cumpliendo con la obligación de conservar los datos relativos a las comunicaciones electrónicas? Y en caso afirmativo, en el momento de acceder a esta información ¿tienen garantías de que ésta se extrae del sistema conservando plenamente su integridad?
Este es parte del objetivo de eDiscovery, proporcionar herramientas para la conservación de la información digital y además para la gestión de la extracción de la información. Y, existen algunas herramientas como MailStore proveniente de Alemania, país pionero en legislación referente al archivo del email. Es el software de almacenaje y archivado del email que conserva los correos electrónicos entrantes y salientes al instante, evitando cualquier incidencia debido a una manipulación posterior o perdida expresa o fortuita. Cumpliendo además con la legislación vigente.
