RICOH ha lanzado una nueva solución pionera que jugará un papel clave en el camino hacia la digitalización de los procesos documentales por parte de la Administración Pública. RICOH @Copy es un software para los equipos multifuncionales de RICOH que permite generar copias electrónicas auténticas con la misma validez legal que el documento en papel original. De esta forma, se elimina el papel de los procesos de tramitación y gestión documental desde el primer momento, lo que se traduce en un ahorro de entre 20.000 y 30.000 euros para las Administraciones.
Consciente del largo camino que las Administraciones Públicas deben recorrer hacia la administración electrónica y las necesidades que tienen para adecuarse al Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) y al Esquema Nacional de Seguridad (ENS) antes de enero de 2014, RICOH ha desarrollado @Copy para facilitar de forma significativa esta transición. Se trata de una solución completamente automática e integrada en los dispositivos multifuncionales, que se diferencia de otras soluciones por realizar la firma electrónica, la estampación del sellado de tiempo y la vinculación de metadatos de la copia electrónica auténtica dentro del mismo equipo multifuncional. El documento digital resultante cumple con todas las leyes definidas por el ENI y el ENS, por lo que el ejemplar en papel ya no es imprescindible.
RICOH @Copy no solo contribuye a la agilización de los trámites de la Administración Pública, también aumenta su eficiencia y hace que el impacto medioambiental de estos procesos quede sustancialmente reducido. Además, dado que todo el proceso se realiza dentro del equipo multifuncional, esta nueva solución de RICOH garantiza un entorno de seguridad total. @Copy se suma a la gama de soluciones que RICOH ofrece con el objetivo de satisfacer las necesidades de los organismos públicos, donde otro de los grandes focos sigue siendo la migración hacia la facturación electrónica.
Según el informe CAE 2011, realizado por el Ministerio de Hacienda y Relaciones Públicas, en 2011 solo el 25% de las Comunidades Autónomas habían implementado un sistema de copias electrónicas de documentos, por lo que esta sigue siendo una de las principales asignaturas pendientes de las Administraciones Públicas dentro de la adaptación a la Ley de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos. El mismo estudio constata que el 87,5% de los ciudadanos españoles siguen utilizando las Oficinas de Atención al Ciudadano o las diferentes ventanas de registro presencial para proporcionar documentación a la Administración en papel. RICOH @Copy es la mejor solución para que los organismos públicos gestionen digitalmente, con rapidez y eficiencia, todo este volumen de documentación.
