La necesidad de trabajar durante los desplazamientos al trabajo en los reducidos espacios que ofrecen los transportes públicos pone en riesgo la información confidencial de las empresas. La amenaza para la información puede ser intencionada: el transporte público es un lugar habitual para bandas criminales organizadas y ladrones oportunistas que buscan el robo fácil. Sin embargo, no solo son los carteristas los que representan una amenaza. Llevar información confidencial de la empresa en el teléfono y trabajar con documentos delicados durante los desplazamientos diarios en transporte público es también motivo de preocupación. Un nuevo estudio de Iron Mountain revela que dos tercios de los empleados europeos que van a la oficina en transporte público miran por encima de los hombros a la persona sentada al lado para ver en qué está trabajando. Más de un 7% de los empleados españoles ha visto información confidencial o importante.
Casi una quinta parte (18%) de los profesionales del marketing dicen haber echado un vistazo a los documentos de trabajo de otros viajeros, en comparación con solo un 6% de los profesionales del ámbito legal. Los “marketinianos” son los que más trabajan durante sus desplazamientos diarios a la oficina (35%). Los abogados son, con un 15%, los que menos trabajan en asuntos confidenciales en el trasporte público. Si hablamos de los profesionales en general, el 26% de los encuestados españoles afirman trabajar con documentos delicados mientras viajan en transporte público.
Trenes (53%) y aviones (41%) son los medios de transporte en los que más “fisgones” hay, aunque uno de cada cinco directivos afirma que las salas VIP de los aeropuertos son lugares particularmente apropiados para espiar información.
No solo es una amenaza la información que se consulta en dispositivos móviles. También hay documentos en papel que a menudo contienen información esencial que ha de ser protegida durante los viajes y que, cuando no sirve, ha de ser destruida de forma segura para que no se pueda reconstruir de ninguna manera.
“Aunque es práctico e inevitable, trabajar mientras se viaja puede poner en riesgo la información empresarial, incluyendo brechas de datos y la pérdida de ventaja competitiva”, comenta Ignacio Chico, director general de Iron Mountain España. “La mayoría de nosotros hemos visto documentos que se dejan a la vista de terceros, en dispositivos electrónicos u olvidados, aunque sea durante un momento, por ejemplo en el tren mientras se sale del vagón para contestar a una llamada telefónica o para comprar un sándwich. Los viajeros tienen que pensar que si dejan documentos a la vista de otros, es casi igual que haberlos perdido. ¿Cuál sería el coste para su empresa y su reputación si un empleado compartiera de forma inadvertida información confidencial o dejara documentos en las manos equivocadas? Hay medidas simples y económicas que todas las empresas deberían tomar”.
Iron Mountain propone las siguientes buenas prácticas para ayudar a las empresas y a los empleados a proteger la información confidencial mientras viajan.
Proteja su información mientras viaja. 4 buenas prácticas.
1. Eduque a sus empleados
Asegúrese de que cada empleado entiende que su responsabilidad sobre la seguridad de la información se extiende fuera de la oficina. Proporcione políticas claras y directrices prácticas que ayuden a sus empleados a entender qué comportamiento ayudará a reducir los riesgos potenciales. Comunique sus expectativas de forma regular a sus empleados.
2. Proporcione las herramientas adecuadas
Equipe a sus empleados con las herramientas necesarias para gestionar la información con el cuidado suficiente mientras viajan. Empiece por los dispositivos electrónicos que les entrega. Considere incorporar contraseñas fuertes y encriptación. Dé acceso una red privada virtual actualizada (VPN) para garantizar que su información confidencial solo pueda ser accesible a través de una conexión segura.
3. Manténgalo en privado
Entregue ordenadores portátiles con filtros de pantalla para garantizar la privacidad a todos aquellos empleados que trabajen con información confidencial. Esto permitirá al usuario ver sus documentos en pantalla, manteniéndolos fuera de la visión de la persona sentada a su lado.
4. No olvide el papel
Con demasiada frecuencia se habla de la seguridad de la información, teniendo solo en cuenta el ámbito informático. Sin embargo, se olvida que los documentos confidenciales en formato papel son fáciles de transportar y también de dejar a la vista de cualquiera u olvidados. Cuando los documentos importantes ya no se necesitan, los empleados deberían devolverlos a la oficina para que se destruyan de forma segura.
