Hablamos con Leo Díaz, Head of Product de DEISER, que comparte tres lecciones fundamentales para trabajar en remoto aprendidas durante estos meses. En su opinión, “el trabajo en remoto durante los últimos meses ha sido parte de esta «nueva normalidad» en la que algunos nos hemos visto en la necesidad de acomodar nuestras “labores”. Y aunque en DEISER hemos podido trabajar en remoto, desde siempre, realmente no teníamos la experiencia de hacerlo con todo el equipo totalmente a distancia. Tras estos meses compartimos algunas lecciones aprendidas.”
Nuestro aprendizaje sobre el trabajo en remoto se ha basado en tres pilares fundamentales.
1. La Cultura Empresarial
El trabajo remoto tiene una fuerte dependencia de la cultura empresarial o corporativa. A muchas empresas les ha sorprendido la necesidad del trabajo en remoto sin contar con una cultura de empresa fuerte. Sin embargo, si este es el caso, las personas pueden cambiar su comportamiento y empezar a modificar la cultura de la empresa para poder estar mejor preparados para el trabajo a distancia.
La cultura de una empresa no cambia de un día para otro, es algo que se debe sembrar y regar durante mucho tiempo para poder cultivar sus frutos. Desde hace unos años, en DEISER, venimos tratando de cultivar una cultura de empresa que actualmente se basa en las relaciones con las personas, la autonomía y responsabilidad de los empleados y la integridad y trasparencia en los objetivos perseguidos.
Al ver los valores de DEISER se puede pensar que somos una empresa totalmente preparada para el trabajo en remoto y, aunque por suerte es verdad, ha habido algunos aspectos de nuestra cultura que se han visto reforzadas después de este tiempo que antes ni nos imaginábamos y que no nos habríamos planteado ni siquiera de incluir en la descripción de nuestra Empresa. Por poner un par de ejemplos:
• La conexión. No nos referimos a que las personas se conectan por cable en lugar de por WiFi para las reuniones (¡Que también!) se trata de conexiones humanas.
Cuando recibimos la noticia de que debíamos quedarnos todos en casa, lo primero que hizo Guillermo, CEO de DEISER, fue planificar dos sesiones semanales a las que llamó Good Morning Vietnam (haciendo referencia a la película de Robin Willams). Las sesiones consistían en reuniones a través de Microsoft Teams de unos 20 minutos de duración, de carácter no obligatorio, donde él comunicaba los aspectos más relevantes sobre la situación de la empresa. Hablaba desde las personas del equipo que se habían contagiado y recuperado, hasta de las novedades de Atlassian pasando por ventas especialmente importantes, nuevos clientes, etc. Esto es algo que antes era fácil de conocer tomando un café con él en cualquier momento pero tener estas reuniones ha sido la manera perfecta de estar conectados y de mantener la sintonía entre todos.
• La Confianza: Históricamente en DEISER hemos sido una empresa con un nivel de transparencia muy alto y cuando ha faltado o ha fallado la comunicación, la confianza se ha visto afectada. Durante estos dos meses, el poder estar al tanto de todo ha supuesto un esfuerzo de comunicación para cada uno. Comprobamos que al estar en remoto la comunicación casi siempre era asíncrona. Sin embargo, lejos de ser un problema, esto también ha supuesto un refuerzo para nuestra confianza.
No se trata sólo de tener unos valores y una cultura con predisposición para el trabajo remoto, es necesario tener un nivel de adaptación alto. De no existir una cultura empresarial, o si hubiera que cambiarla, estos valores, si el grado de adaptación es elevado, deberían aparecer de manera natural. Nuestro papel debe ser el de agentes canalizadores o aceleradores y no obstaculizar la transformación.
2. La Comunicación Interna
Es fundamental disponer de flujos de comunicación maduros. Si todas o la mayoría de las personas están en remoto, es necesario tener identificado el tipo de comunicación y procurar que todas ellas sepan cómo usarlo.
Un ejemplo: hace unos años en DEISER compartimos, para que todos fuéramos conscientes, la imagen de que «importante» no es lo mismo que «urgente» y que lo «asíncrono» es tan necesario como lo «síncrono»
Durante estos meses, hemos reforzado la comunicación asíncrona y hemos incorporado mecanismos, como los estados del Teams, para saber si una persona está disponible o no. También hemos incorporado una sala por equipo para avisar cuando empezamos las reuniones y cuando lo dejamos y que todos puedan consultarlo.
No sólo hay que trabajar los flujos de la comunicación, también es importante que cada miembro del equipo haga una reflexión sobre su manera de comunicarse. Destaco algunos cambios que permiten una comunicación más fluida con el resto del equipo.
• Teniendo en cuenta que todos compartimos el mismo huso horario, sólo deberíamos enviar un mensaje «a deshoras» si se está seguro que esa persona está trabajando por alguna razón.
• Utilizar alguna etiqueta. Cuando se va a decir algo importante, y que no es realmente urgente o no es una alarma, podemos utilizar NOPANIC, al principio del mensaje, así nadie se alarma al recibirlo.
• Dejar los debates para las llamadas directas. Si un tema genera controversia es preferible llevarlo a canales donde sólo estén las personas involucradas. Los debates escritos suelen generar hilos interminables que no aportan valor.
3. Procesos y Herramientas de Software Adecuadas
Disponer de los procesos y herramientas de software adecuadas es clave para facilitar el trabajo remoto. Tras años trabajando con las herramientas de ATLASSIAN, ha sido en esta situación que nos ha obligado a trabajar desde casa cuando hemos valorado más dichas herramientas y todo lo que hemos definido y automatizado con anterioridad. Además, durante estos meses, hemos mejorado algunas actitudes que indudablemente ayudan:
1. El proceso de incorporación de nuevas personas a DEISER. Se ha optimizado la ficha que tenemos para el Onboarding. Al recibir a personas al equipo, hemos probado como podían aprender a utilizar el trabajo remoto desde el principio con muy buenos resultados.
2. Conexión desde casa. En el momento en el que alguien tiene mala conexión lo tratamos. El soporte es fundamental. DEISER ha puesto a disposición de los miembros del equipo todo lo necesario para que el puesto de trabajo sea el óptimo para poder desempeñar el trabajo de la mejor manera posible.
3. Las herramientas (Profields) para que los suscriptores y el área de negocio no tengan que preguntar constantemente por la situación del servicio de bolsas de horas y reciban un informe semanal con un resumen.
4. En el equipo de Producto hemos retomado las reuniones diarias habladas. Hace un tiempo que la hacíamos por escrito, pero hemos visto que, con todos en remoto, es mucho más fácil conectarnos 10-15 minutos cada mañana y compartir la información.
5. Incorporamos algunas automatizaciones adicionales en las herramientas para mantener la comunicación constante.
6. El área de Personas de DEISER, ha adoptado el uso de Nailted para reconocer el trabajo de otra parte del personal, o para enviar feedback. Esto era una tarea habitual antes de trabajar totalmente en remoto y, durante estos meses, se ha establecido definitivamente en el equipo facilitando al área de “Personas” estar en contacto directo con los distintos equipos y poder medir el sentimiento general de la Empresa en un tiempo tan particular como el que vivimos.
Tener las herramientas adecuadas es el primer paso para facilitar el trabajo remoto. Además de automatizar todo lo posible, es necesario crear mecanismos y usar herramientas que potencien la transparencia y la comunicación. Por último, hay que tener una actitud de mejora continua, tanto para los procesos como para las herramientas.
Si una empresa no ha nacido con una cultura de trabajo totalmente remota, lo normal es que se tarde un tiempo en convertirse en ella. No queda otra opción más que adaptarse constantemente a la demanda de las personas (clientes, empleados, proveedores) y trabajar los procesos y herramientas de software para facilitar el trabajo a distancia.
Por todo ello podemos resumir que trabajar en remoto estos dos meses nos ha enseñado a:
Mejorar la cultura en la empresa. Si se tiene problemas para trabajar en remoto, es un pilar fundamental para que el trabajo desde casa funcione y hay que empezarlo cuanto antes dado que es un trabajo que ofrece resultados a largo plazo.
Trabajar en las comunicaciones internas de la empresa, empezando por transmitir a todos los miembros del equipo la importancia de mejorar y alinear sus habilidades comunicativas.
Trabajar, a corto plazo, en los procesos y herramientas: la clave está en automatizar todo lo que puedas y reducir, siempre que sea posible, la duplicidad de tareas y el exceso de uso de herramientas.
