En el momento actual, las empresas tienen claro que la tecnología aplicada a su negocio es una de las grandes aliadas para aumentar la competitividad e incrementar la eficacia. Sin embargo, es ahora cuando se comienza a reflejar un convencimiento pleno en la externalización de los recursos TI, así como del departamento TI, como clave a la hora de reducir costes, aumentar la productividad y optimizar sus procesos. Así, según datos extraídos por Setesca, consultora especializada en la reducción de costes e incremento de la productividad en los departamentos TI, la externalización adecuada y planificada de los recursos TI puede suponer entre un 10 y hasta un 20% de ahorro de costes.
De hecho, se está observando una clara tendencia a la externalización como modelo de cambio hacia una mayor eficacia operacional. Según estudios publicados, más del 60% de las pymes españolas externalizarán sus recursos TI este año con el objetivo de ahorrar costes. Y es que, en este momento, existen modelos tecnológicos adaptados tanto a grandes empresas, como pequeñas.
Entre las diferentes modalidades que se están aplicando, también se ha identificado muchos casos en los que la externalización no está produciendo el efecto deseado, e incluso algunas empresas se están planteando, debido a esa incorrecta implantación, la internalización del servicio.
Según Setesca, el problema estriba en que muchas consultoras ofrecen la externalización como “panacea” del ahorro de costes cuando se tratan de procesos que pueden ser muy delicados ya que se ponen los sistemas de información de la empresa (que puede suponer conocimiento de valor estratégico) para la compañía en manos de terceros. Normalmente, en un principio se ofrecen condiciones iniciales muy ventajosas, y una vez el cliente es “cautivo” de la externalización, aumentan precios que superan en algunos casos a los costes originales.
Por este motivo, desde Setesca se destaca que la clave está en contar con un plan adecuado de externalización, tanto de los recursos como de los procesos TI de una empresa. “Partiendo de la base de que nadie sabe más de los procesos de una empresa que sus propios gestores, lo primero es ver si la externalización es la solución o el problema de coste se puede solucionar con una redefinición de los procesos del departamento, y/o del modelo de servicios que este ofrece a la empresa ”, afirma Jordi Damiá, Socio de Setesca y añade “a partir de ahí, debe realizarse un proyecto personalizado de la empresa con el fin de conseguir los resultados esperados”.
A través de la externalización, el objetivo será identificar cuáles son los procesos clave y los procesos “commodity” y evaluar los que son susceptibles de mejora. Así, se tocarán aspectos como percepción del servicio por el cliente final, servicios de valor estratégico, nivel de conocimiento funcional, nivel de obsolescencia de la instalación, etc,..Todos ellos factores clave para conseguir el resultado esperado.
El factor más importante es entender la motivación de la externalización y en el proceso de análisis y definición de la solución, tener en cuenta las dos variables mas importantes de valoración del servicio de los departamentos de TI, que son la percepción de valor que aporta el departamento por parte de la dirección, y el coste del servicio frente a dicha percepción.
