Menos del 20% de las grandes y medianas empresas españolas contemplan sus gastos como una posible fuente de beneficios. Según Proactis, empresa que ha realizado este análisis entre más de un centenar de empresas de este tipo en nuestro país, sólo el 18% de las organizaciones españolas utilizan sistemas de gestión de proveedores y de suministros (eProcurement).

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Según el análisis de Proactis, las empresas que sí utilizan este tipo de sistemas, sin embargo, sólo procesan a través de ellos entre un 40% y un 50% del volumen del gasto destinado a la compra de productos y servicios a terceros, lo que se traduce en que sólo obtienen el 65% de los potenciales ahorros que podrían conseguir a raíz de los acuerdos marcos firmados con proveedores.

Según el estudio y analizando los principales perjuicios que esta situación causa en los balances de las organizaciones, el 38% de las empresas declara haber renovado contratos con proveedores no deseados, un 65% no haber tenido oportunidad de abordar procesos de renegociación, un 56% no tener capacidad para encontrar proveedores más competitivos y un 47% declara haber realizado compras disidentes, también conocidas como compras Maverick. Se trata de compras de manera aleatoria a proveedores fuera de catálogo, a pesar de que exista ya un suministrador del mismo material.

Según Oscar Pierre, Presidente y Director General de T&G, empresa que comercializa las soluciones Proactis en España y Latinoamérica, “la crisis económica ha llevado a muchas empresas a enfocar todos sus esfuerzos al único objetivo de incrementar las ventas y, consecuentemente, a invertir en soluciones y en sistemas TI para agilizar las estructuras comerciales y adaptarlas al nuevo entorno digital de los negocios, pero, a cambio, –termina diciendo Oscar Pierre–, las inversiones en departamentos internos, como administración o gestión de proveedores, apenas han sido actualizadas, procesándose aún esta actividad de manera manual en un alto porcentaje de las empresas”.

De hecho, y según el estudio de Proactis, del total de las inversiones en TI de las empresas analizadas, el 74% se ha destinado a la digitalización de las estructuras de venta y comercial y sólo el 19% han tenido como destino departamentos internos de gestión de compras.

Pagar a los proveedores más de lo pactado en el contrato

El estudio también revela que dentro de las organizaciones, paradójicamente, los responsables de la gestión de suministros o CPO (Chief Procurement Officer), se enfrentan actualmente a una gestión de los costes internos de sus departamentos mucho más compleja que los directores de ventas, o responsables financieros. Ello es debido, fundamentalmente, al escaso grado de digitalización de su actividad y a la necesidad de abordar manualmente muchos de los procesos.

Según desvela el estudio, esta situación provoca que los costes de los proveedores no estén centralizados y que sea muy difícil controlar el cumplimiento de las ofertas y los precios pactados en los contratos. Concretamente, el 48% de las empresas reconoce pagar a sus proveedores más de lo estipulado en los acuerdos firmados.

La utilización de un sistema de eProcurement para la gestión de proveedores y suministros se traduce en un ahorro directo en los precios de compra de productos y servicios que oscila en una horquilla de entre el 10 y el 50%, una ventaja que impacta directamente en la cuenta de resultados de las organizaciones, ya se trate de un organismo público o una empresa privada.

No obstante y aunque la práctica totalidad de las organizaciones reconoce esta ventaja, la empresa española se sitúa 10 puntos por debajo de la media que registra el conjunto de los 34 países que integran la OCDE (Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos). Actualmente y según datos de Eurostat, sólo el 4% de las empresas españolas de mediano y pequeño tamaño emplea un sistema de eProcurement para completar los diferentes procesos asociados a sus licitaciones u ofertas de compra, frente al 14% de media en la OCDE.