DATISA destaca la importancia de contar con un buen software financiero para abordar una política de recortes coherente y que ayude a la supervivencia de las Pymes.
En los últimos años y meses, muchas Pymes han tenido que aplicar recortes más o menos generalizados, para reflotar sus negocios o apoyar su viabilidad. “Hay que tener en cuenta que no todos los recortes son buenos y, entre ellos, hay algunos que encierran un peligro especial. Son los recortes ‘a ciegas’ o la reducción sistemática y no ponderada de todas las partidas presupuestarias, que hoy parecen seducir a más de un empresario, y que podrían acabar poniendo en riesgo a la propia organización”, señala Pablo Couso Barreiro, Consultor Senior Desarrollo de Negocio de DATISA.
No todos los recortes ayudan al negocio
Una política de recortes bien planteada, nos ayudaría a desprendernos de aquello que no aporta valor a la organización y a sanear las áreas de negocio más deficitarias, a la par que potenciamos las líneas de negocio rentables y estratégicas. Para el despliegue de este tipo de políticas, sin embargo, el financiero o gerente de una Pyme necesita conocer al detalle los datos de su negocio y su proyección.
“Hoy, todavía existen muchas Pymes que carecen de las herramientas informáticas de apoyo para elaborar presupuestos sólidos y coherentes y para controlar su realización, detectando las detectando las desviaciones para actuar en consecuencia. Estas aplicaciones, sin embargo, existen desde hace tiempo en el mercado, adaptadas a los requerimientos de las Pymes, tanto por tamaño como por su capacidad de inversión”, prosigue el experto.
DATISA pone a disposición de los responsables financieros y contables en las pequeñas y medianas empresas españolas un buen número de herramientas informáticas de gestión, para hacer más fácil esta prospección de datos y dotarles de contexto.
Planificar con Speedy Coda y añadir elementos estratégicos
La contabilidad financiera proporciona a las Pymes datos que sirven para conocer su situación real y los resultados de explotación. Los programas de gestión contable de DATISA contemplan todos los grandes conceptos de gastos (marketing, sueldos, materias primas, etc.) e ingresos (ventas, servicios, etc.) que se dan en un ejercicio económico, automatizando el proceso y generando en pocos minutos un primer borrador basado en los gastos e ingresos históricos que permita empezar a trabajar sobre ellos.
“Sobre este borrador el financiero o gerente podrá repercutir fácilmente una serie de datos más específicos y coyunturales, como los cambios en el entorno, las nuevas tendencias de mercado y sus propias estrategias de negocio, alcanzando un presupuesto para el ejercicio fiable y funcional, que permita identificar mejor las partidas en las que sí se podrían y deberían efectuar recortes y aquellas que son ‘intocables’”, explica Pablo Couso.
En este control de resultados y elaboración de presupuestos, los financieros de aquellas compañías con negocios diversificados o con áreas empresariales bien diferenciadas, también deben tener en cuenta otro instrumento, que es la contabilidad analítica. Para ello, el empleo de Speedy Coda también es oportuno, pues a través del análisis de los ingresos y gastos por centros de coste (áreas, oficinas, líneas de negocio o clientes, etc.), se podrá medir fácilmente no sólo la rentabilidad global de la organización, sino el rendimiento de cada parte de la misma.
“Tener la información de gastos e ingresos al nivel del CIF y plantear unos recortes por partidas de gasto, no siempre resulta suficiente”, apunta el experto, “ Pero saber, a modo de ejemplo, cuál de nuestras cuatro líneas de negocio es deficitaria y a cuál de ellas deberíamos apoyar, nos permite apuntar directamente al problema, saneando los centros deficitarios o aquellos que causan problemas de tesorería, sin afectar al suministro ni a las actividades de las que depende la supervivencia de la organización”.
Organizar el flujo de caja con Tesda
Pero una contabilidad financiera y analítica quedaría coja sin su complemento perfecto en la generación del presupuesto de tesorería. Con Tesda 64, las Pymes podrán planificar un flujo de caja para un período determinado e ir comparando en tiempo real si se va cumpliendo con lo estimado.
Un beneficio adicional importante de estos presupuestos de tesorería, a diferencia de los contables, es que no sólo ofrecen información del presente y pasado, sino también permiten proyectar hacia el futuro, gracias a los movimientos de compra y venta en diferido, registrados en el sistema. De este modo, se obtiene una fotografía de la empresa que, cruzada con las posiciones en cada entidad bancaria, permite anticiparse a los descubiertos (evitando así el pago de penalizaciones) y a los excedentes de tesorería (rentabilizando los saldos ociosos en la medida de lo posible y combinando diversas herramientas como ampliaciones de capital, préstamos, líneas de descuento y crédito, etc. para alinear al máximo la situación financiera de la empresa con su estrategia de negocio.
De este modo, el uso de las herramientas informáticas aporta una valiosa ayuda para la elaboración de la contabilidad financiera, que sumada a la gestión analítica, presupuestaria y de tesorería, proporciona los datos necesarios para conocer en tiempo real lo que está pasando en el negocio y para guiar su evolución, a través de unas políticas de inversiones o recortes.
“En época de bonanza, han sido pocas las Pymes que se han planteado este tipo de controles financieros o que hayan invertido en su automatización. Sin embargo, bien que mal, el entorno económico actual ha hecho que las compañías en general y las Pymes en particular, perciban de manera mucho más clara los beneficios de la planificación y del control financiero, y que se vuelquen con un brío renovado en la automatización de estos procesos”, concluye Pablo Couso.
