Durante la última década, la digitalización y el entorno 2.0 ha invadido de forma creciente el lugar de trabajo, y muchos han augurado una progresiva desaparición del papel en la oficina. Sin embargo, la realidad no solo indica que los documentos impresos se siguen usando de forma diaria, sino que el 77% de los trabajadores españoles consideran las impresoras una herramienta vital para trabajar de forma eficiente. En consonancia con ello, ocho de cada diez trabajadores españoles (82%) consideran que el concepto de “oficina sin papeles” no es realista a día de hoy.

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Esta es una de las principales conclusiones de un nuevo estudio independiente sobre el estado del servicio de impresión en los lugares de trabajo, que ha sido realizado por la consultora FTI y promovido por Epson Europe. El estudio, que se llevó a cabo el pasado mes de octubre de 2015, encuestó a más de 3.600 trabajadores europeos localizados en el Reino Unido, Francia, Alemania e Italia, además de España.

El estudio revela que actualmente el 96% de las oficinas cuenta con una impresora, y que la mitad del 4% restante tiene la intención de adquirir una. El 89% de los españoles imprime como mínimo una vez al día, y la media de documentos impresos es de 23. “El estudio evidencia que la presencia de los documentos en papel sigue teniendo una larga vida por delante, ya que en muchos aspectos es un soporte preferido al digital, por ejemplo para leer, modificar, compartir o archivar información, así como en su uso para documentos legales o contratos. De ahí que el 75% de los trabajadores españoles prefiera trabajar con documentos impresos que con documentos electrónicos”, afirma Rob Clark, vicepresidente sénior de Epson Europe.

Los documentos impresos tienen una incidencia relevante en la eficiencia de los procesos de trabajo dentro de una oficina. Según el estudio de FTI, un 87% de los encuestados españoles asegura que la imposibilidad de imprimir afectaría a la productividad de su compañía, y que esta podría llegar a disminuir en un 25%. Este hecho se explica sobre todo por la mayor probabilidad de cometer errores al editar documentos electrónicos en lugar de documentos impresos, algo que afirma el 65% de los trabajadores. No resulta extraño, pues, que un 87% de los encuestados pida a su compañía que siga invirtiendo en tecnología de impresión y lo considere una de las prioridades para seguir llevando a cabo su trabajo de forma eficiente.

El estudio también revela que los documentos más impresos en las oficinas españolas son los informes y folletos (19%), así como los archivos adjuntos de los correos electrónicos (19%). Los correos electrónicos (12%) y las hojas de cálculo (11%) están justo por detrás.

“La realidad es que las organizaciones no solo necesitan las impresoras para ayudar a sus trabajadores a trabajar de forma más productiva, sino también para alcanzar mayores beneficios medioambientales”, destaca Clark. “Con la impresión de tinta, por ejemplo, las compañías pueden lograr el doble de impresiones produciendo un 95% menos de residuos y con mucho menos consumo de energía en comparación con impresoras láser similares”