Fernando Jofre telefónica
Fernando Jofre telefónica

Llega a mi correo un interesante estudio/whitepaper de IDC patrocinado por OKI que realmente recomiendo leer. Y es que no me había dado cuenta del alcance que puede tener en la productividad de cualquier empresa el hecho de disponer de un dispositivo multifunción inteligente. Y de la cantidad de empresas que no aprovechan estas técnicas para aumentar la productividad de una forma tan inmediata. Según IDC, sólo un 28% de las PYMES ha implementado el software de captura de documentos y, en un estudio distinto, el 25% de los encuestados indicaron que tenían previsto capturar documentos para el flujo de trabajo desde un dispositivo multifunción en los próximos 12 meses.

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En su momento, ya aprecié la gran diferencia que había a la hora de escanear cualquier documento (no manuscrito) con una máquina avanzada, que con otra que realmente no lo era. No sólo por el nivel de compresión de los documentos digitalizados (apabullante diferencia), sino por otro asunto de vital importancia: que aplicando tecnología OCR todo el contenido del documento fuera realmente “buscable” (incluyendo edición, indización, búsqueda y procesamiento) y tuviera así sentido la idea de destruir el original (siempre que sea posible) o en su caso archivarlo, y tener simplemente a mano en el trabajo su versión en PDF. Y si es PDF/A mejor, empleando así el estándar ISO para la conservación de documentos digitales a largo plazo.

¿Quién no ha soñado alguna vez con pasar una tabla impresa directamente a un documento Excel? ¿O saltarse el bloqueo de un PDF para poder copiar su contenido a un editor de textos? Pues dejen de soñar señores… Ya es una realidad y todavía hay quien no lo sabe. Tampoco es que quiera fomentar la vulneración de derechos de autor… si hay letra pequeña a este respecto, debemos respetarla 😉

Este valor añadido del proceso de escaneado es vital para conseguir la ansiada oficina sin papeles, y la muchas veces deseada gestión documental. Pero las MFP inteligentes van mucho más allá, con el escaneado automático a una determinada carpeta del servidor local o a la nube, o difusión automatizada mediante listas de distribución.

Teniendo en cuenta que para IDC en el 2018 el 75% de las plantillas de Europa Occidental será móvil, el hecho de poder acceder remotamente a la documentación, así como procesar y digitalizar documentos de forma remota será fundamental para mejorar la productividad.

Pero estos equipos inteligentes también pueden producir ahorros directos interesantes: limitando su uso mediante el uso de una tarjeta de identificación segura, un código PIN seguro o un dispositivo móvil lo que permite identificar al usuario. Esto no sólo permite repartir costes por departamentos o proyectos, sino que evita los abusos de muchos empleados a la hora de utilizar la impresora de la oficina para imprimir temas particulares.

Y también podemos hablar de seguridad… Un dispositivo MFP inteligente puede disponer de capacidad para proporcionar derechos de acceso y control a usuarios específicos, para así proteger la propiedad intelectual de las empresas.

Estos modernos dispositivos amplían su utilización básica de impresión y copia de páginas en papel y se convierten en parte integral de los procesos digitalizados, de tal forma que programándolos adecuadamente puedan realizar funciones modificables en función de los requisitos. Por ejemplo, responder a los flujos de trabajo de un determinado cliente.

Pensando en los ahorros y eficiencias, quizá sería bueno pensar en invertir más en esta cacharrería inteligente.