Toshiba TEC Spain Imaging Systems acaba de lanzar e-Follow Essentials, su nueva solución para la gestión y el control del flujo documental de cualquier oficina y empresa. Este software ofrece a las oficinas funcionalidades específicas para simplificar las tareas de impresión, copia y escaneado, además de para que los equipos de administración y TI puedan aplicar fácilmente políticas de impresión y de seguridad de la información para ahorrar costes y evitar la pérdida o el robo de información.
e-Follow Essentials está compuesto por un servidor de impresión al que están conectadas todos los equipos multifunción y de impresión Toshiba que la compañía tenga en red. También permite añadir impresoras de otros fabricantes. Sobre este servidor se monta la aplicación e-Follow de gestión que incluye tanto las funciones de usuario como las de administrador.
Como en cualquier sistema de impresión seguro, con e-Follow el usuario manda imprimir un documento al servidor y luego decide cuándo y en qué equipo recogerlos. La principal novedad frente a los primeros sistemas es que ahora los usuarios pueden modificar los parámetros de su trabajo desde la pantalla táctil del equipo elegido y aprovechar al máximo sus funcionalidades y prestaciones. Así sobre el propio multifuncional se puede cambiar de monocromo a color, aumentar el número de copias, imprimir a una o doble cara, e incluso guardar la configuración para una reimpresión. Además, es posible previsualizar los trabajos.
E-Follow Essentials soporta multitud de sistemas de identificación de los usuarios en los equipos. Esto incluye el uso de tarjetas corporativas de identificación, PIN o contraseñas e incluso los propios Smartphone de los usuarios.
Gestionar y controlar para ahorrar
Donde más novedades aporta e-Follow Essentials, respecto a soluciones similares, es en cuanto a la gestión documental por parte de los departamentos de administración TI. Aquí Toshiba ofrece una solución fácil de instalar e integrar y muy sencilla de usar. Asimismo, permite a las organizaciones ahorrar costes de impresión, establecer políticas de reparto de cuotas y gastos, aumentar la seguridad de la información que se copia, imprime y escanea, a través de los equipos de la empresa, y llevar a cabo tareas de análisis y reporting. Además, estas labores se pueden extender a impresoras que no son Toshiba.
A la hora de establecer políticas de impresión, e-Follow Essentials permite una enorme variedad de configuraciones, de manera que el nivel de detalle en la definición de las cuotas es muy extenso. Se pueden definir cuotas globales (o tope máximo de impresiones) o cuotas para color y monocromo, copia, impresión, escaneado o fax. Las cuotas se pueden establecer por dispositivo, para evitar el uso intensivo de aquellos de mayor coste por página, así como por departamento, teniendo en cuenta las necesidades de cada uno de ellos o incluso a nivel usuario. Debido a que los usuarios tienen que identificarse a la hora de usar los diferentes equipos de impresión, ellos mismos pueden tener acceso a la evolución de su cuota.
Otra opción muy interesante es la facilidad con la que los gestores pueden establecer permisos específicos de impresión, atendiendo a las características de los dispositivos. De esta forma, se puede establecer que un departamento entero no pueda imprimir a color, que una persona no pueda escanear o imprimir folletos o que ciertos tipos de usuarios tengan que imprimir por defecto en una máquina determinada.
Finalmente, e-Follows dispone de un potente módulo de análisis y reporting. Los informes se pueden configurar muy fácilmente y además se incluyen de serie predefinidos los más comunes. Esta es una herramienta básica para que los departamentos de adminsitración y TI puedan evaluar el impacto de las políticas de impresión, llevar a cabo cambios en las mismas e ir ajustándolas a las necesidades de la compañía.
