Orbit Consulting Group, compañía desarrolladora de sistemas y soluciones TI para las Pymes, ha implantado y personalizado la solución Sage CRM en la filial española de Alès Groupe, empresa francesa especializada en cosmética, proporcionando a su flujo comercial una agilidad y un mayor control que le permite aprovechar al máximo las oportunidades de negocio, gracias a una gestión integral de los clientes compartida por los departamentos de Ventas, Formación y Marketing.

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Alès Groupe canaliza su oferta de productos, entre los que se encuentran marcas tan reconocidas como Lierac y Phyto, exclusivamente a través de farmacias, un sector muy exigente y competitivo que demanda una atención muy especializada.

Consciente de ello, la compañía revisó sus procesos comerciales y detectó que seguían una dinámica lenta y manual basada en la elaboración de hojas de cálculo, cumplimentaciones de pedidos con envíos vía email y una excesiva dependencia del departamento de administración para obtener informes con datos alojados en su ERP. Era un entorno complejo que dificultaba el trabajo diario de los comerciales e impedía tener un control detallado y a corto plazo de sus acciones.

Cuadros de mando e informes personalizados

Tras analizar los requisitos de negocio de Alès Groupe, Orbit Consulting Group, su socio tecnológico desde hace diez años y Silver Partner de Sage, ha implantado y personalizado la solución modular Sage CRM, alineando sus avanzadas funcionalidades con los distintos departamentos que participan en los flujos comerciales de la compañía.

De esta manera, Sage CRM se ha convertido en el sistema desde el que pivota toda la gestión de los clientes de la empresa y al que tienen acceso, desde distintos cuadros de mando diseñados adhoc, los departamentos de Ventas, Formación y Marketing. Orbit también se ha ocupado de la integración con el ERP corporativo Sage 100 para poder consultar desde el CRM cualquier dato existente en este.

Los comerciales ahora acceden fácilmente desde su tablet a un cuadro de mando desde el que gestionar toda su actividad, que incluye información detallada de su agenda de visitas y sus objetivos, por clientes y venta de productos. Cada visita queda registrada en una ficha donde integrar múltiples campos: pedidos, incidencias, comentarios, fotos, revisiones de reclamaciones, etc.

Las tareas de los comerciales son supervisadas detalladamente por el director comercial a través de un cuadro de mando desde el que puede acceder a informes, desarrollados por Orbit, que le permiten analizar múltiples datos: evolución de ventas, resultados, tasas de penetración, rendimiento de los equipos, validez de las planificaciones, etc.

El departamento de Formación, encargado de gestionar las acciones que desarrollan las consejeras de belleza en las farmacias y en los puntos de venta de El Corte Inglés, también cuenta con un cuadro de mando personalizado desde el que controlar todo lo referente a estas: agenda de citas, fichas detalladas de cada animación o formación y contactos de participantes. Estos se integran en una BBDD de contactos a la que tiene acceso el departamento de Marketing para elaborar sus campañas.

Pedidos desde el CRM: Calidad para los clientes y beneficios para el negocio

Poder lanzar pedidos desde el CRM es una de las principales ventajas de la nueva solución. Durante la visita, en tiempo real, cliente y comercial conocen si hay existencias y su evolución. CRM y ERP se actualizan cada hora por lo que los pedidos se despachan con mayor rapidez (anteriormente se canalizaban solo dos veces al día), el cliente recibe los productos más pronto y los vende antes. Esto dota de gran calidad al servicio y acelera la solicitud de nuevos pedidos en beneficio del negocio.

La nueva solución proporciona un entorno de trabajo automatizado y centralizado que evita errores manuales, y que permite a los equipos realizar todas sus tareas a la vez que llevan a cabo la visita o la actividad formativa. “Eso les ayuda a equilibrar mejor su vida laboral con la privada, algo que en nuestra empresa valoramos mucho”, indica Gamarra, quien, como director comercial, destaca la rapidez y el nivel detallado de los datos que obtiene desde los informes de la herramienta para poder tomar mejores decisiones.

“Ha sido una inversión amortizada con creces. No solo por la agilidad interna que conseguimos, sino por la buena imagen reputacional que nos da. La aportación de Orbit ha sido básica, sabe cómo trabajamos, conoce nuestros procesos por lo que entiende a la perfección nuestras necesidades”, asegura Felipe Gamarra, director comercial de la filial española de Alès Groupe.