Uno de cada tres empleados (32%) se ha llevado o ha reenviado información confidencial fuera de su oficina en más de una ocasión, según un reciente estudio[i] encargado por la compañía de gestión de la información Iron Mountain. Cuando las personas cambian de trabajo, la información sensible es especialmente vulnerable. El estudio muestra que muchos empleados no tienen ningún escrúpulo en llevarse consigo información altamente confidencial o documentos importantes cuando se van de la empresa y la gran mayoría están convencidos de que no están haciendo nada malo.

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La encuesta revela que la mitad – 51% – de los empleados europeos se llevan información de sus empresas cuando cambian de trabajo – un 62% en España – creen que la información confidencial sobre clientes les ayudará en su nuevo puesto, a pesar de las normativas de protección de datos que lo prohíben.

Además de bases de datos de clientes, los empleados que se llevan información al dejar sus empresas, también toman presentaciones (45%), propuestas de la empresa (21%), planes estratégicos (18%) y hojas de ruta de productos y servicios (18%). Todos estos documentos son información altamente confidencial, esencial para que la empresa mantenga su ventaja competitiva, su reputación de marca y la confianza de sus clientes.

El estudio descubre que, en general,  los empleados que se marchan  no se llevan información de la compañía con mala intención, sino que lo hacen porque creen que tienen algún tipo de derecho sobre la misma o que les podrá ayudar en su nuevo puesto. Dos tercios dijeron que habían cogido o se llevarían información si hubieran estado involucrados en su creación y un 72% creían que los documentos que se llevaban les serían útiles en su nuevo trabajo.

La situación cambia, sin embargo, cuando los empleados pierden su trabajo. El estudio muestra que uno de cada tres empleados (31%) se llevaría y compartiría información deliberadamente si les despidieran.

“Al mismo tiempo que las empresas se están dando prisa por ajustar sus políticas de protección de datos antes de que entre en vigor la nueva legislación de la Unión Europea, es muy preocupante ver  que los empleados se llevan información confidencial cuando se van de sus trabajos”, comenta Ignacio Chico, director general de Iron Mountain España. “Las empresas preocupadas por la seguridad de su información tienden a centrarse en  proteger sus datos digitales, olvidándose del papel y de las personas”.

“Este estudio proporciona datos muy interesantes acerca de cuáles son los documentos sobre los que los empleados creen tener derecho y porqué esto es así. Los resultados destacan la necesidad de políticas para la gestión de la información que han de desarrollarse junto al departamento de Recursos Humanos como parte de un programa de Responsabilidad Corporativa sobre la Información. Empresas de todos los tamaños y  sectores tienen que garantizar que los procedimientos a seguir cuando se marcha un empleado son sólidos a la par que respetuosos, y que las directrices tengan en cuenta que el cómo se sienten las personas influye directamente en su comportamiento y en sus acciones”.

El estudio sugiere que una falta de información adecuada sobre las políticas de gestión de la información o una aplicación inadecuada de las mismas puede ser un factor decisivo en casos de pérdida de información. Solo alrededor de la mitad (57%) de los encuestados declaró saber claramente cuándo la información es confidencial y un tercio (34,4%) dijo que no sabían que hubiera pautas de la compañía en cuanto a si la información podía o no sacarse de la misma.

En el estudio Iron Mountain entrevistó a 2000 empleados de todas las edades y sectores en Alemania, España, Francia y Reino Unido.